Jak prawidłowo archiwizować dokumenty?

Prawidłowa archiwizacja dokumentów musi pozwalać na ich szybkie odnalezienie w razie potrzeby bądź kontroli urzędu, a także zabezpieczać je przed osobami trzecimi oraz przed zniszczeniem. Do przechowywania dokumentów zobowiązane są osoby prowadzące działalność gospodarczą. Sposób archiwizacji wpływa również na wygodę i wydajność pracy. Jak powinny być przechowywane dokumenty i komu można zlecić tego typu usługę?

Jakie przepisy wskazują, jak należy archiwizować dokumenty?

Dokumenty muszą być przechowywane w bezpiecznym miejscu, do którego nie mają dostępu osoby trzecie. Pomieszczenie nie może być zbyt wilgotne, ponieważ grozi to zniszczeniem papieru. Informacje o okresie archiwizacji i inne zasady dotyczące przechowywania danych regulowane są przez akty prawne. Przepisy te są zawarte m.in. w ustawie o archiwizacji dokumentów pracowniczych z 10 stycznia 2018 roku oraz w Rozporządzeniu o Ochronie Danych Osobowych z 27 kwietnia 2016.

Jak długo trzeba archiwizować dokumenty?

Okres, przez który należy archiwizować dokument, zależny jest od jego rodzaju. Dokumenty podatkowe, czyli m.in. faktury, rachunki i rejestry VAT muszą być przechowywane przez 5 lat do końca roku kalendarzowego, w którym dane zobowiązanie powstało. Dokumenty inwentaryzacyjne należy archiwizować przez 5 lat od daty ich powstania, a rozliczeniowe przez 5 lat od momentu ich przekazania do ZUS-u. W przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku dokumentację pracowniczą trzeba przechowywać przez 50 lat od momentu rozwiązania umowy, a dokumenty dotyczące pracowników zatrudnionych po tej dacie, należy archiwizować przez 10 lat.

Czy warto przekazać archiwizowanie dokumentów firmie zewnętrznej?

Wiele firm nie może pozwolić sobie na stworzenie nowego działu archiwalnego, ponieważ wiąże się to z dużym kosztem. Mogą one skorzystać z usług archiwizacji świadczonych przez zewnętrzną firmę. Dzięki temu obowiązki takie jak segregowanie, klasyfikowanie i ewidencjonowane zostają przekazane profesjonalistom. Korzyści płynące z korzystania z usług archiwizacji dokumentów to m.in. oszczędność czasu i miejsca, bezpieczeństwo dokumentów oraz porządek ułatwiający szybki dostęp do wszystkich danych. Aby mieć pewność, że dokumenty przechowywane są zgodnie z obowiązującymi przepisami, warto skorzystać z oferty doświadczonej firmy np. Strefa Surowców Wtórnych z Mińska Mazowieckiego.