Jak uzyskać odpis aktu notarialnego?

Akt notarialny to dokument o charakterze urzędowym, który zgodnie z obowiązującymi przepisami jest niezbędnym świadectwem wykonania przez nas danej czynności prawnej. Najczęściej sporządzany jest, kiedy chcemy nabyć lub sprzedać nieruchomość, prawo jednak dopuszcza wykonanie go przy okazji dowolnej czynności, nawet nieprzewidzianej przepisami. Zdarza się, że do wykonania pewnych formalności będziemy potrzebować odpisu aktu notarialnego. Jak go uzyskać?

Odpis, wypis, wyciąg – różnice znaczeniowe

Sporządzanie aktu notarialnego to jedno z głównych zadań notariusza. Ale nie jedyne. Zgodnie z polskimi przepisami to właśnie na notariuszu ciąży obowiązek przechowywania oryginałów sporządzonych przez siebie dokumentów oraz przekazanie ich po określonym czasie do właściwego sądu rejonowego. Strony, których dotyczy akt notarialny – a więc te, które wykonały daną czynność prawną – na swój użytek otrzymują odpisy oryginalnego dokumentu. Czym jest odpis?

- Odpis aktu notarialnego to całościowa kopia oryginalnego dokumentu – mówi notariusz Łukasz Chwiałkowski – Może być sporządzona pismem odręcznym lub przy pomocy technologii reprograficznych, takich jak skan, ksero, czy fotografia. Posiada taką samą moc prawną, jak oryginalne pismo pod warunkiem, że zostanie poświadczona przez notariusza, który ją wykonał.

W nomenklaturze prawniczej obok odpisu używa się również pojęć takich jak wyciąg czy wypis. Na czym polega różnica? Za wyciąg uznaje się dokument będący powtórzeniem jedynie części informacji znajdujących się w oryginale. Żeby taki dokument posiadał moc prawną, również musi być poświadczony notarialnie. Wypis z kolei to pojęcia uniwersalne, stosowane zarówno do odpisu, jak i do wyciągu, w zależności od obszerności wykonanej kopii. Należy pamiętać, że kopia bez poświadczenia nie ma mocy prawnej i nie może być użyta np. jako podstawa do sporządzania umów, ponieważ możliwe jest sporządzenie kopii, która w wybranych punktach będzie niezgodna z oryginałem.

Jak wykonać odpis aktu notarialnego?

Jak już wspomnieliśmy, przy sporządzaniu aktu notarialnego każda strona uzyskuje własny odpis aktu. Zdarza się jednak, że nasz odpis ulegnie zniszczeniu, zostanie skradziony lub po prostu zgubimy go. Niekiedy będziemy również potrzebowali dodatkowego odpisu do załatwienia pewnych spraw urzędowych. Co należy w takiej sytuacji zrobić? Wystarczy udać się do kancelarii notarialnej, w której został sporządzony akt notarialny i zażądać wydania odpisu. Oczywiście, za taką usługę musimy uiścić odpowiednią opłatę. Warto również wiedzieć, że notariusz ma obowiązek przechowywania oryginalnych aktów notarialnych przez określony czas, czyli 10 lat. Po tym okresie dokument trafią do właściwego sądu rejonowego. Zatem jeśli po upływie dekady będziemy potrzebować odpisu aktu, musimy udać się do sądu.