Dokumentacja płacowa i jej znaczenie

Dokumentacja płacowa pracownika zatrudnionego na umowę o pracę musi być prowadzona zgodnie z zasadami określanymi przez prawo. Warto jednak podkreślić, że oprócz tego, iż umożliwia legalne prowadzenie firmy, to także stanowi świetną pomoc dla działu kadr i płac oraz w jasny sposób obrazuje udzielane świadczenia na linii pracodawca-pracownik. Dowiedz się, jakie konkretnie dokumenty płacowe wytwarzane są w firmie oraz jak długo należy je archiwizować.

Dokumentacja płacowa – co pracodawca koniecznie musi o niej wiedzieć?

Pracodawca zatrudniający pracowników w ramach umowy o pracę, musi wiedzieć, że w związku z tym prawo nakłada na niego pewne obowiązki z zakresu kadr i płac. Przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia ewidencji z zakresu czasu pracy pracownika, jak również wynikających z jego działań wynagrodzenia za pracę. Podstawowym dokumentem jest imienna lista płac, którą można sporządzać dowolnie i w pełni dopasować do potrzeb zakładu pracy. Oprócz danych personalnych lista zawiera m.in.: kwotę wynagrodzenia brutto i netto, ilość odprowadzonych składek i ich wartość, otrzymane premie i dodatki, a także wynagrodzenie za urlop, czas choroby itp. Kadry i płace to działy, w których tworzone są także karty wypłacanego wynagrodzenia, dzięki którym pracownik wie, jakie otrzymuje świadczenia oraz czy są wśród nich wszystkie te, które mu się należą. Ponadto, działy kadr i płac przy pomocy pasków wynagrodzeń informują pracowników, jakie składki w ramach realizowanej umowy o pracę zostały przekazane w ich imieniu do ZUS-u. Tego typu dokumentacja płacowa umożliwia zapewnienie zgodnego z prawem działania firmy, a także kontroli, czy wszystko realizowane jest odpowiednio. Dodatkowo, tego typu dokumentacja to również jasny przekaz informacji na linii pracodawca-pracownik.

Jak długo należy przechowywać dokumentację płacową?

– O tym, jak długo przechowywać dokumentację płacową mówią przepisy prawa pracy, emerytalno-rentowe oraz archiwizowania dokumentów. Uwzględniają one także miejsce przechowywania, którym może być archiwum własne lub obce – zapewniające należytą ochronę – podkreśla specjalista z firmy kancelarii rachunkowo-podatkowej EUROFINANSE z Żywca.

Pracodawca musi wiedzieć, że dokumenty takie jak listy płac, umowy, rachunki oraz wszelkie inne, z których wynikają stawki emerytur oraz rent, należy przechowywać w zakładzie pracy przez 50 lat od kiedy dany pracownik zakończył pracę. Warto podkreślić, że dokumenty, które umożliwiają stworzenie np. listy płac mogą być przechowywane krócej i jest to zazwyczaj okres 5 lat, a ich kopie – 3 lata. Jeśli pracodawca naruszy przepisy dotyczące czasu lub miejsca przechowywania dokumentacji płacowej podlega grzywnie lub nawet karze ograniczenia bądź pozbawienia wolności.