Czym się kierować przy wyborze urządzenia wielofunkcyjnego?

Urządzenia wielofunkcyjne są dziś niezbędne w każdej firmie. Pozwalają na szybkie przygotowanie wielu kopii dokumentów czy materiałów szkoleniowych. Umożliwiają kopiowanie treści książek, broszur, folderów, a także powielanie materiałów w celu ich archiwizowania. Dostępność maszyn biurowych jest bardzo duża. Dlatego warto wiedzieć, na co zwracać uwagę przy wyborze odpowiedniej. 

Czym są urządzenia wielofunkcyjne?

Chociaż urządzenie wielofunkcyjne jest uważane za nowoczesne rozwiązanie biurowe, w rzeczywistości połączenie skanera z drukarką jest stosowane od dziesięcioleci. Różnica pomiędzy dawnymi kombajnami a współczesnymi maszynami biurowymi sprowadza się do ich wydajności oraz obecności wielu dodatkowych funkcji. Przykładami takich innowacji są możliwość komunikowania się sprzętu z komputerem za pomocą bezprzewodowego łącza Wi-Fi lub też powielanie dokumentów przeniesionych na zewnętrznym nośniku danych. Pierwsze urządzenia wielofunkcyjne wymagały nie tylko fizycznego podłączenia do komputera, ale też zainstalowania specjalnego oprogramowania. Obecnie te najnowocześniejsze są samowystarczalne i mogą funkcjonować bez dodatkowego wsparcia. W dostępnych dziś na rynku maszynach można znaleźć połączenie trzech funkcji: skanera, kopiarki i drukarki. Bardziej zaawansowane modele umożliwiają również obsługę faksu. To głównie te cechy decydują o cenie urządzenia. Innym jej wyznacznikiem jest opcja drukowania w kolorze. Polichromatyczna drukarka laserowa z pewnością znacznie podnosi wartość urządzenia – zarówno tę cenową, jak i funkcjonalną.

Cechy urządzeń wielofunkcyjnych, na które warto zwrócić uwagę

Z pewnością nie trzeba nikogo przekonywać, że najważniejszym czynnikiem, który należy brać pod uwagę podczas zakupu urządzenia wielofunkcyjnego, jest jego dopasowanie do potrzeb użytkownika. Jeśli maszyna będzie obsługiwać małe, kilkuosobowe biuro, nie jest potrzeby kombajn za kilkanaście tysięcy złotych. W ofercie firmy Arso, która specjalizuje się w sprzedaży i serwisie urządzeń wielofunkcyjnych, można znaleźć wiele takich modeli. Z kolei do dużych firm, w których dziennie kopiuje się i drukuje setki dokumentów, warto zainwestować w wydajne urządzenie o dużej mocy. Oto najważniejsze cechy urządzeń wielofunkcyjnych, na które trzeba zwrócić uwagę przy zakupie.

• Opcja kolorów wydruku – w nowoczesnych urządzeniach wielofunkcyjnych są już stosowane kolorowe tonery, które pozwalają na powielanie dokumentów nie tylko w wersji czarno-białej. Kolorowa drukarka znacznie podnosi cenę maszyny, ale stwarza też więcej możliwości kopiowania (np. kolorowych folderów, rysunków poglądowych czy materiałów szkoleniowych). Wybór powinien być dostosowany do przewidywanego rodzaju kopiowanych materiałów.
• Dopuszczalna liczba wydruków – ten parametr producent podaje w specyfikacji urządzenia. Określa on, ile kopii może wykonać maszyna w ciągu tygodnia czy miesiąca bez konsekwencji dla jej sprawności.
• Koszt eksploatacji – składają się na niego elementy takie jak: liczba kopii z tonera, koszt tego tonera i papieru, zużycie energii, częstotliwość zalecanej konserwacji itp.
• Komunikacja – opcja komunikacji bezprzewodowej umożliwia wykonywanie kopii bez potrzeby podłączania urządzenia do komputera. Ważnym elementem wyposażenia jest też wbudowana karta sieciowa, która umożliwia wykorzystanie maszyny przez wiele osób.
• Przydatne funkcje – nowoczesne urządzenia biurowe umożliwiają drukowanie materiałów specjalnych takich jak wizytówki, koperty czy listy firmowe. Warto też sprawdzić, czy producent przewidział możliwość rozbudowania urządzenia np. o dodatkowe podajniki, finiszery, szuflady na papier. Do przydatnych funkcji zaliczają się też: układanie, sortowanie, dzielenie czy dziurkowanie.
• Jakość wydruku – decyduje o tym, czy powielony dokument będzie bliski oryginałowi. Jest to szczególnie ważne w przypadku powielania kolorowych materiałów z dużą ilością szczegółów.
• Wydajność – ten parametr ma znaczenie w przypadku maszyn przeznaczonych do dużych firm. Jednorazowe wykonanie 200 kopii wymaga sporo czasu, dlatego im wydajniejsza maszyna, tym sprawniej można je przygotować.
• Okres gwarancji – zazwyczaj jest on odzwierciedleniem jakości urządzenia i świadczy o tym, jak ocenia je sam producent.

Warto też zwrócić uwagę na rozmiar papieru, jaki obsługuje maszyna oraz wielkość szuflady i różne zabezpieczenia (np. przed zacięciem się papieru). Poszczególne modele powielają dokumenty w formacie A4, ale można też znaleźć takie, które są przystosowane do kopiowania arkuszy A3.