Jak zorganizować idealną konferencję biznesową?

Konferencje to ważne wydarzenia w życiu każdej firmy – od tego, jak będzie przebiegać, w dużej mierze zależy jakość przepływu informacji między firmą, a partnerami i klientami, a także wizerunek organizatora. Dlatego jej przygotowaniu poświęcić sporo uwagi. Poniżej znajdziemy kilka cennych wskazówek, które pomogą nam w osiągnięciu zamierzonego efektu.

Po pierwsze – określ cel

Zanim przystąpimy do konkretnej organizacji konferencji, powinniśmy zadać sobie bardzo proste pytanie: po co w ogóle ją organizujemy. Pamiętajmy, że taki event pochłania sporo pieniędzy i czasu – jeśli nie wiemy, jakie efekty chcemy osiągnąć przez taką inwestycję, prawdopodobnie tylko na niej stracimy. Przykładowo: jeśli organizujemy konferencję wewnątrzfirmową, podsumowującą rok finansowy, naszym celem jest podniesienie morale pracowników, zwiększenie ich lojalności oraz zaangażowania w pracę. Jeśli w czasie konferencji informujemy media o naszych nowych produktach oraz planach na bliższą lub dalszą przyszłość, naszym celem będzie przede wszystkim nagłośnienie marki, budowanie jej wizerunku. Określenie konkretnego celu ułatwi nam dalszą pracę organizatorską.

Miejsce konferencji

Mało która firma jest w stanie zorganizować konferencję we własnej siedzibie. Dużo przystępniejszym, bardziej opłacalny i korzystnym dla wizerunku marki rozwiązaniem jest skorzystanie z ofert obiektów wypoczynkowych, posiadających własne sale konferencyjne. Wybór w dzisiejszych czasach jest ogromny, nie musimy ograniczać się do obiektów w centrach miast, ciekawym wyborem będzie konferencja w bardziej ustronnym miejscu, np. u stóp polski Tatr – taką ofertę swoim klientom biznesowym przedstawia Borowy Dwór w Szaflarach. Wybór miejsca na konferencję ma znaczenie wizerunkowe i praktyczne – powinniśmy koniecznie zwrócić uwagę, ile osób jest w stanie pomieścić wybrany obiekt, czy jest możliwość zakwaterowania gości na miejscu, jakie są możliwości dojazdu, ew. czy jest możliwość zorganizowania uczestnikom dodatkowych atrakcji.

Wyżywienie na miejscu

W planie każdej konferencji powinna zostać uwzględniona przynajmniej jednak przerwa na poczęstunek i kawę. Niezależnie od tego, czy korzystamy z usług obiektu oferującego posiłki, czy może wyżywienie zapewnia firma cateringowa.

Komponując menu nie można zapominać o osobach stosujących diety specjalne. Koniecznie weźmy pod uwagę potrzeby gości na dietach wegetariańskiej bądź bezglutenowej – w dzisiejszych czasach jest ich coraz więcej. Dopasowanie menu do potrzeb zdrowotnych oraz prowadzonego przez gości stylu życia, to gwarancja zadowolenia i wzmocnienia wizerunku firmy, dbającej o potrzeby i zdrowie swoich gości.