Optymalizacja kosztów w przedsiębiorstwie. Od czego zacząć?

Firmę prowadzimy po to, by przynosiła jak największe zyski. W tym celu staramy się zwiększać produkcję i sprzedaż, inwestujemy w nowe linie technologiczne, szukamy innowacyjnych rozwiązań. Tymczasem często zapominamy, że zyski zwiększy nam również zmniejszenie kosztów działalności. W jaki sposób zabrać się za optymalizację kosztów w naszej firmie? Od czego zacząć?

Oszczędności w kosztach stałych

Na pewno nie zaszkodzi zmniejszenie wszelkiego rodzaju opłat stałych. Dla przykładu: wprowadzenie energooszczędnych rozwiązań znacząco zmniejszy rachunki za energię elektryczną. Idąc dalej tym tokiem rozumowania, wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów zmniejszy koszty drukowania i zakupu papieru. Można się przyjrzeć kosztom wynajmu, temu czy nakłady ponoszone na reklamę dają odpowiednią konwersję. Część usług można outsoursować - może się okazać, że np. zlecenie sprzątania czy prowadzenia księgowości firmie zewnętrznej, będzie bardziej opłacalne.

Oszczędności dzięki usprawnieniu procesów

To wszystko są aspekty dosyć obiektywne i łatwe do wychwycenia i zastosowania. Jak jednak sprawdzić, czy sposób działania naszego przedsiębiorstwa jest optymalny? Czy zatrudnieni przez nas ludzie efektywnie pracują w czasie, za który im płacimy? Czy nie wprowadziliśmy bezsensownych procedur, które znacząco zwalniają produkcję czy przebieg procesów w firmie?

Zadaliśmy te pytania ekspertom z firmy Nova Praxis, zajmującym się analizą procesów biznesowych już ponad 15 lat. Odpowiedź brzmiała:

Kluczowym elementem, który poprawiamy, jest czas pracy pracowników. Procesy zostają skrócone, dzięki czemu tą samą ilość pracy można wykonać mniejszą ilością osób. Albo –  tą samą ilością pracowników możemy wykonać dodatkowe zadania.

W kwestii usprawniania procesów, warto zatrudnić specjalistów z zewnątrz. Największą z tego korzyścią jest obiektywizm. Firma taka nie ma potrzeby upiększania rzeczywistości oraz posiada narzędzia, które w wiarygodny sposób zmierzą procesy w naszej firmie. Przy udziale pracowników stworzy listy czynności wykonywanych na poszczególnych stanowiskach i zdefiniuje potencjalne problemy. Odpowiednie narzędzia gwarantują wiarygodność. Pracownicy nie mają obaw przed przekazaniem prawdziwych danych. Bardzo ważne, że pomiary nie obciążają pracowników – firmom z dobrą metodyką zajmą nie więcej niż 5 minut dziennie.

Co wynika z pomiarów procesów?

Następnie przeprowadzana jest wnikliwa analiza pozyskanych danych. Wyniki przedstawiane są w formie danych liczbowych, diagramów i części opisowej. Przygotowywana jest lista problemów. Ich skala wyceniana jest w wymiarze godzin pracy pracowników oraz złotówkowym.

W kolejnym kroku proponowany jest Raport usprawnień. Może posiadać nawet kilkaset usprawnień, podzielonych na priorytety, okres wdrożenia itp. Niektóre z nich można wprowadzić natychmiast i właściwie bez żadnego wysiłku, a już znacząco usprawnią pracę. Typowym przykładem takich jest marnowanie czasu pracowników na przygotowanie raportów czy zestawień, których potem nikt nie czyta.