Pełna księgowość, czyli czym są i dla kogo są przeznaczone księgi rachunkowe?

Mianem pełnej księgowości określa się sposób prowadzenia dokumentacji finansowo-księgowej przedsiębiorstwa, ściśle określony przepisami ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tą ustawą część podmiotów gospodarczych ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, podczas gdy inne mogą zdecydować się nań dobrowolnie. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w poniższym artykule.

Księgi rachunkowe składają się z kilku kluczowych elementów. Jednym z nich jest dziennik, czyli wykaz operacji gospodarczych, uzupełniany chronologicznie na bieżąco. Kolejne zapisy muszą być w nim numerowane i oznaczane tak, by łatwo było je powiązać z konkretnymi dowodami księgowymi. Rejestr operacji musi znaleźć też swoje odzwierciedlenie w tzw. kontach księgi głównej oraz kontach ksiąg pomocniczych (inaczej: ewidencji analitycznej), prowadzonych np. dla rozrachunków z pracownikami i kontrahentami, kosztów czy operacji sprzedaży. Księgi rachunkowe obejmują ponadto zestawienia obrotów i sald tych kont, sporządzane w celu sprawdzenia, czy uwzględnione w nich sumy obrotów są zgodne (zasada podwójnego zapisu). –

Podatnicy przechodzący na pełne księgi z rachunkowości uproszczonej zobowiązani są też do sporządzenia wykazu składników aktywów i pasywów, czyli innymi słowy inwentarza – słyszymy w Kancelarii Doradztwa Podatkowego J. Pukaluk.

Kto musi prowadzić pełną księgowość

Zmiany takiej dokonać muszą wszystkie osoby fizyczne oraz spółki cywilne, partnerskie i jawne, które w poprzedzającym roku osiągnęły przychody netto odpowiadające równowartości 2 mln euro. Dokładną kwotę oblicza się na podstawie kursu obowiązującego w pierwszym dniu roboczym października w roku, w którym uzyskuje się te przychody. W 2017 r. NBP ogłosił średni kurs euro na poziomie 4,3137 zł, co oznacza, że w 2018 r. pełną księgowość muszą prowadzić podmioty, które w roku ubiegłym przekroczyły limit przychodów wynoszący 8 627 400 zł. Firmy mieszczące się w tym limicie mogą dobrowolnie zdecydować się na prowadzenie ksiąg rachunkowych, składając przed początkiem nowego roku obrotowego stosowne zawiadomienie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Jeśli jednak pozostają przy KPiR, mają pół roku od momentu zamknięcia roku obrotowego na złożenie oświadczenia o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego.

Bez względu na przychody

Niezależnie od uzyskanych przychodów muszą je natomiast sporządzić i złożyć – a więc również od pierwszego dnia prowadzenia działalności prowadzić pełną księgowość – wszystkie (również te w organizacji) spółki akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki komandytowe oraz komandytowo-akcyjne. Obowiązek prowadzenia ewidencji w formie ksiąg rachunkowych bez względu na przychody mają również jednostki funkcjonujące na podstawie przepisów o obrocie papierami wartościowymi, funduszach inwestycyjnych i emerytalnych, działalności ubezpieczeniowej oraz spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych, oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych, państwowe, gminne, powiatowe i wojewódzkie jednostki budżetowe, a także jednostki otrzymujące różnego rodzaju publiczne dotacje lub subwencje.