Hotel jako miejsce organizacji konferencji i integracji

Organizacja konferencji czy imprezy integracyjnej dla firmy stanowi poważne wyzwanie. Potrzebne jest bowiem odpowiednie miejsce, które spełni oczekiwania zarówno organizatorów, jak i uczestników. Co powinien oferować hotel, w którym ma się odbyć profesjonalna konferencja oraz udany wyjazd integracyjny? Odpowiedź na to pytanie znajdziesz w naszym artykule.

Profesjonalna konferencja

Aby zorganizować profesjonalną konferencję potrzebujemy odpowiedniej sali konferencyjnej. Sala w tym przypadku stanowi bowiem klucz do sukcesu. Przede wszystkim musi ona wyróżniać się właściwie zorganizowaną przestrzenią.

Jak tłumaczy nasz rozmówca, pracownik hotelu Meta w Szczyrku:

Sercem centrum konferencyjnego są sale. Sala konferencyjna powinna spełniać najwyższe standardy. Sala konferencyjno-bankietowa zaś dodatkowo usprawnia organizację. Kwestię wielkości sali rozwiązuje elastyczny układ pomieszczeń. Podzielona na kilka niezależnych części, w przypadku naszego hotelu są to trzy części, może służyć jako sala na dużą konferencję, mieszcząc w sobie nawet 400 osób lub jako poszczególne mniejsze sale do równoległych wydarzeń. Każda część jest bowiem odpowiednio wygłuszona i umożliwia niezależne prowadzenie kilku spotkań w jednym czasie. 

Dalej, sala konferencyjna musi być odpowiednio wyposażona. Przede wszystkim powinna oferować wygodne i estetyczne miejsca siedzące dla uczestników. Niezwykle istotne są również instalacje, niezbędne do podłączenia wszelkich potrzebnych do przeprowadzenia konferencji sprzętów audiowizualnych, w tym szybki i łatwy dostęp do sieci Internet. Sala konferencyjna musi także być wyposażona w sprawnie działający system klimatyzacyjny.

W profesjonalnej sali konferencyjnej powinno być także odpowiednie oświetlenie. Dotyczy to zarówno światła naturalnego, jak i sztucznego. Dodatkowym atutem będzie z pewnością urokliwy widok z okna, ukazujący piękno przyrody.

Organizując konferencję warto również zwrócić uwagę na specjalne oferty dla klientów biznesowych. Często bowiem zdarza się, iż hotel oferuje dodatkowe zniżki na inne usługi takie jak noclegi czy wyżywienie lub usługi w cenie wynajmu sali takie jak np. korzystanie ze strefy wellness.

Udany wyjazd integracyjny

Aby wyjazd integracyjny był udany, hotel musi oferować dobrą cenę, komfortowe i wygodne warunki pobytowe, dobrą lokalizację, smaczne posiłki, odpowiednią salę konferencyjną na ewentualne warsztaty czy zabawy dla grupy oraz dodatkowe atrakcje na terenie kompleksu. Dlatego warto wybrać miejsce, które jest położone blisko natury i oferuje specjalne pakiety biznesowe. Wówczas usatysfakcjonowani mogą być zarówno organizatorzy, jak i uczestnicy. Górska okolica sprzyja bowiem nie tylko imprezom integracyjnym, ale i kreatywnej pracy. Jeśli więc integracja ma być połączona z blokiem szkoleniowym, to hotel położony w górach może stanowić świetne rozwiązanie.

Po pracy zaś przychodzi czas na relaks i odpoczynek. Stąd odpowiednie miejsce na integrację powinno być wyposażone np. w strefę wellnes. Dodatkowym atutem hotelu będzie jego współpraca z miejscowymi agencjami eventowymi, które pomogą zorganizować różne formy rozrywki dla uczestników.

śr. ocena 5 / głosów 5