Czym różni się KPiR od pełnej księgowości?

Księga Przychodów i Rozchodów określana skrótem KPiR oraz księgi rachunkowe nazywane pełną księgowością to formy ewidencji finansowej, do której prowadzenia zobowiązany jest każdy właściciel przedsiębiorstwa. Czym one wobec tego się różnią między sobą oraz na czym tak właściwie polegają? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poniższym artykule. 

Na czym polega prowadzenie KPiR?

KPiR, czyli Księga Przychodów i Rozchodów to uproszczona forma prowadzenia ewidencji zdarzeń gospodarczych przedsiębiorstwa. Ujmowane są w niej, jak jej sama nazwa wskazuje przychody oraz rozchody, które można zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej, a także koszty prac badawczo rozwojowych. Podstawą wpisów do podatkowej księgi przychodów i rozchodów są faktury, rachunki i inne standardowe dowody księgowe. Wpisom do KPiR nie podlegają natomiast:

• koszty związane z realizowanymi inwestycjami do momentu ich zakończenia,

• zaliczki dokonywane na poczet dostaw czy sprzedaży produktów, 

• jednorazowa pomoc, taka jak na przykład dotacje z Unii Europejskiej czy Urzędu Pracy. 

Szczegółowy sposób prowadzenia tego rodzaju ewidencji księgowej określony jest w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia KPiR. To jak powinna wyglądać Księga przychodów i Rozchodów określa natomiast załącznik nr 1 do wymienionego rozporządzenia. Zgodnie z nim składa się ona wobec tego z dwóch części. Pierwsza z nich to strona tytułowa zawierająca dane przedsiębiorstwa. Natomiast druga to 17 kolumn, w których ewidencjonowane są wszelkie wydatki oraz przychody firmy. 

Choć KPiR jest uproszczoną formą prowadzenia ewidencji księgowej, znajdujące się w niej zapisy pozwalają nie tylko określić wysokość zobowiązań podatkowych czy wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jest oprócz tego również cennych źródłem informacji o prowadzonej działalności, szczególnie pod kątem jej sytuacji finansowej. 

Jakie są zalety KPiR?

Do głównych zalet jakimi wyróżnia się KPiR zaliczyć można przede wszystkim:

• niższy koszt usług biura rachunkowego, które będzie zajmować się jego prowadzeniem,

• brak obowiązku sprawozdawczości finansowej, 

• możliwość wliczenia w koszt prowadzenia działalności wydatków pomniejszających wysokość podatku dochodowego. 

Na czym polega prowadzenie pełnej księgowości?

Prowadzenie pełnej księgowości jest o wiele bardziej skomplikowane od KPiR, dlatego też najczęściej zadanie to zlecane jest specjalistom, takim jak biuro rachunkowe PROGRESS z Grodziska Mazowieckiego. W tym przypadku wiąże się ono bowiem nie tylko z prowadzeniem ewidencji zdarzeń gospodarczych w szczegółowy sposób, ale także koniecznością sporządzania sprawozdań finansowych, a niekiedy także rachunku przepływów pieniężnych i zestawienia zmian w kapitałach własnych. Wobec tego księgi rachunkowe składają się z między innymi:

• dzienników, 

• księgi głównej, 

• księgi pomocniczej, 

• zestawienia obrotów oraz sald kont księgi głównej,

• zestawienia sald księgi pomocniczej,

• wykazu składników aktywów i pasywów.

W związku z tym w przypadku pełnej księgowości rejestrowane jest niemal każde zdarzenie gospodarcze. Taka szczegółowość pozwala firmom zachować transparentność, a do tego gwarantuje także pełen obraz sytuacji finansowej przedsiębiorstwa zarówno dla organów podatkowych, jak i samych właścicieli firm. 

Jakie są zalety pełnej księgowości?

Pełna księgowość, choć wiążę się z większą liczbą obowiązków i jest o wiele bardziej skomplikowana w prowadzeniu niż KPiR ma także swoje zalety. Najważniejsze z nich to przede wszystkim:

• możliwość identyfikacji źródeł ograniczonej płynności finansowej,

• szczegółowe udokumentowanie wszelkich przepływów pieniężnych czy zmian wartości aktywów,

• możliwość łatwiejszego i szybszego ocenienia sytuacji finansowej przedsiębiorstwa,

• możliwość analizowania i kontrolowania sytuacji w firmie za pomocą wskaźników ekonomicznych.

Kto i w jakich przypadkach może skorzystać z KPiR?

Wybór formy prowadzenia ewidencji księgowej między KPiR oraz pełną księgowością nie jest dobrowolny. W związku z tym ma prowadzenie uproszczonej księgowości przedsiębiorstwa z wykorzystaniem KPiR zgodnie z obowiązującymi przepisami obecnie mogą zdecydować się wyłącznie osoby fizyczne, spółki cywilne lub jawne osób fizycznych i spółki partnerskie, które spełniają dwa warunki. Pierwszy z nich związany jest z wysokością obrotów netto osiągniętych przez przedsiębiorstwo w ubiegłym roku obrotowym. Nie mogą być więc przekroczyć 2 milionów euro lub równowartości tej kwoty w złotówkach wyliczanej na podstawie kursu walut NBP. Drugi warunek dotyczy formy opodatkowania firmy. Z KPiR mogą więc skorzystać wyłącznie przedsiębiorstwa opodatkowane na zasadach ogólnych lub liniowo. Z tego względu z Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów korzystają w większości przede wszystkim jednoosobowe działalności gospodarcze oraz mikroprzedsiębiorstwa.

Kto jest zobowiązany do prowadzenia pełnej księgowości?

Do prowadzenia pełnej księgowości zobligowani są wszyscy przedsiębiorcy, których obrót netto w poprzednim roku obrotowym przekroczył 2 000 000 euro. Nawet jeśli prowadzą JDG. Oprócz tego obowiązek stosowania tej formy ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych uzależniony jest także od rodzaju i charakteru prowadzonej działalności. Pełną księgowość bez możliwości wyboru KPiR zgodnie z obowiązującymi przepisami muszą wobec tego prowadzić:

• spółki komandytowe,

• spółki komandytowo-akcyjne,

• spółki akcyjne,

• spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,

• przedsiębiorstwa działające na zasadach prawa bankowego,

• przedsiębiorstwa działające dzięki dotacjom oraz subwencjom,

• samorządy i związki samorządowe,

• przedsiębiorstwa zagraniczne mające w naszym kraju oddziały. 

Podsumowując, KPiR od pełnej księgowości różni się przede wszystkim uproszczonymi procedurami związanymi z ewidencją zdarzeń gospodarczych w firmie i tym, kto może z niej skorzystać.