Dlaczego warto skorzystać z audytu kosztów druku w firmie?

Obsługa firmowego biura zawsze generuje koszty, jednak dzięki rozsądnemu zarządzaniu, można ograniczyć zbędne wydatki. Do takich często należy drukowanie zbyt dużej ilości dokumentów. Okazuje się bowiem, że w przypadku braku nadzoru nad ilością wykonywanych kopii, eksploatacja urządzeń drukujących może pochłaniać nawet 15% przychodów działalności gospodarczej w skali roku.

Jednym z podstawowych sposobów na szukanie oszczędności w przedsiębiorstwie jest kontrola wydatków. Tymczasem w większości biur wciąż jeszcze brakuje rozwiązań, umożliwiających bieżący monitoring tworzonych kopii – zauważa nasz rozmówca z firmy HICOPY Gdańsk.

Audyt wydruku w przedsiębiorstwie

Audyt środowiska wydruku rozpoczyna się od analizy sposobów wykorzystania używanego w biurze sprzętu drukującego. Przy pomocy nowoczesnych metod oblicza się ilość powstających na danych urządzeniach kopii czarno-białych kolorowych i ustala czas, w którym drukarki są najmocniej obciążone. Następnie przeprowadzana jest analiza kosztów materiałów eksploatacyjnych i serwisu drukarek oraz obserwacja obiegu dokumentacji. Na podstawie uzyskanych wyników specjalista jest w stanie określić rzeczywiste potrzeby biura i przygotować szczegółowy raport wraz z sugerowanymi metodami obniżenia kosztów drukowania.

Monitoring kosztów wydruku

Dalsze działania, zmierzające do obniżenia wydatków, ponoszonych z tytułu używania sprzętu drukującego, obejmują monitoring kosztów wydruku. Narzędzie to pozwala na bieżącą kontrolę ilości tworzonych kopii przez poszczególne działy, a nawet przez konkretnych pracowników firmy. Na podsumowanie każdego miesiąca generowany jest raport, który pozwala zorientować się, gdzie powstaje najwięcej dokumentów i gdzie możemy spodziewać się ewentualnego marnotrawstwa papieru i tuszów. Monitoring drukowania umożliwia wprowadzenie autoryzacji użytkowników drukarek i ustalenie okresowych limitów wydruków. Właśnie dzięki autoryzacji możliwa jest rejestracja wszystkich działań na urządzeniach i tworzenie szczegółowych raportów. Działania te pozwalają nie tylko na kontrolę wydatków, ale także zmuszają do bardziej racjonalnego korzystania ze sprzętu drukującego.

Inne sposoby obniżenia kosztów drukowania

Audyt kosztów drukowania i dalszy monitoring to nie jedyne sposoby na znalezienie oszczędności w tym obszarze. Bardzo ważnym czynnikiem, wpływającym na obniżenie kosztów eksploatacyjnych urządzeń drukujących, jest wybór wydajnego sprzętu, co nie zawsze oznacza zakup najtańszych drukarek. Inwestycja w wysokiej jakości sprzęt pozwala uniknąć uciążliwych napraw, ale przede wszystkim, gwarantuje mniejsze zużycie tuszy i tonerów oraz energii niezbędnej do zasilania kserokopiarek i pozostałych urządzeń do tworzenia dokumentów. Wybór najlepszych rozwiązań ułatwi konsultacja ze specjalistą.