Jak dbać o to, aby dokumenty szybko się nie zużyły?

Dokumenty biznesowe, urzędowe i prywatne niestety „lubią” żółknąć, gnieść się i rozrywać. Bardziej podatne na uszkodzenia z pewnością są starsze kartki, zwłaszcza te o niskiej gramaturze. Właśnie dlatego dużego znaczenia nabiera konieczność ich zabezpieczenia i wygodnego składowania w biurze domowym lub firmowym. Jakie są najpopularniejsze rozwiązania? Które wybrać?

Dla ceniących swobodę – teczki kaszerowane

Czasem kartek jest tak dużo, że po prostu nie ma się ochoty na umieszczanie każdej z nich w odrębnej koszulce. Może być też tak, że zachodzi potrzeba ich częstego wyciągania. W takim przypadku dobrze sprawdzą się teczki kaszerowane. Wykonane są zazwyczaj z litej tektury i kartonu. Mają różne wymiary przestrzenne (pod względem szerokości grzbietu) i występować w wielu formatach, choć oczywiście najpopularniejszy jest format A4.

Ich zaletą jest też to, że można je personalizować w różny sposób, np. montując wewnątrz mechanizmy segregatorowe, klipy, kieszonki z folii itd.

Częstym wyborem są teczki kaszerowane z plastikową rączką. W zakresie zamykania też można mówić o zróżnicowaniu – na magnes, na rzepy, na plastikowy zamek itd. Wszystko zależy od tego, co dla kogo oznacza wygoda – tłumaczy ekspert z firmy TiK Zbigniew Tolak.

Teczki kaszerowane będą też idealne do przechowywania dokumentów o tej samej tematyce, a jednak o zróżnicowanych formatach. W takim przypadku nie trzeba troszczyć się o dedykowane okładki lub „foliówki”.

Klasyka gatunku – segregatory biurowe

Zabezpieczanie i organizowanie dokumentów najczęściej odbywa się przy wykorzystaniu klasycznych segregatorów. Najpopularniejsze są segregatory kaszerowane, czyli całokartonowe i to właśnie te modele najczęściej można spotkać w sklepach z artykułami biurowymi. Nie oznacza to jednak, że jest to jedyne możliwe rozwiązanie.

Do ciekawych rodzajów zaliczają się również segregatory sztancowane, wykonane z polipropylenu. Są miękkie, zajmują niewiele miejsca, a jednocześnie są trwałe. Świetnie prezentują się na nich różnego typu nadruki, np. z logo firmy.

Inną grupę produktów stanowią segregatory zgrzewane foliowe, które są już grubsze od wymienionych wyżej i są rozwiązaniem pośrednim między wersją kaszerowaną a sztancowaną. W przypadku segregatorów trzeba jednak zadbać o dużą ilość koszulek i przekładek.

Eleganckie rozwiązania, czyli okładki i obwoluty

Zdecydowanie najbardziej wyszukaną, a dla wielu osób najbardziej estetyczną opcją zabezpieczania dokumentów jest zastosowanie idealnie dopasowanej, specjalnie stworzonej okładki lub zgrzewanej obwoluty.

Tego typu rozwiązanie jest popularne w przypadku dzienników lekcyjnych i dyplomów, ale nic nie stoi na przeszkodzie, by także dokumenty firmowe zyskały tego typu oprawę – zwłaszcza gdy mowa o najcenniejszych egzemplarzach.

Akty własności, certyfikaty i uprawnienia powinny być nie tylko chronione przed zużyciem, ale także muszą się doskonale prezentować.