Jak korzystać z programu ReadIT OCR Smart?

Oprogramowanie OCR odgrywa bardzo ważną rolę w księgowości firm – umożliwia ono zautomatyzowanie zaczytywania danych z dokumentów fiskalnych, takich jak faktury, paragony czy wyciągi bankowe. W ten sposób wydajnie przyczynia się do redukcji kosztów. Jednym z programów tego typu jest polskie narzędzie ReadIT OCR Smart. Jak z niego korzystać? Oto kilka kwestii, które warto wiedzieć na początek.

Czym jest program ReadIT OCR Smart?

ReadIT OCR Smart to dedykowane księgowości oprogramowanie, przy pomocy którego możliwe jest całkowite zautomatyzowania procesu zaczytywania danych z dokumentów fiskalnych w formie plików graficznych (np. skanu papierowego oryginału), weryfikacja a  następnie eksportowanie ich do postaci edytowalnych plików bądź. Proces przetwarzania dokumentu składa się z kilku etapów:

• Wejście dokumentów – można je przekazać do usługi m.in. za pośrednictwem maila bądź tzw. drag’n drop.
• Analiza części składowych obrazu, m.in. lokalizowanie znaków tekstu
• Procesowanie – identyfikowanie treści w oparciu o bazę danych
• Walidacja – sprawdzanie zgodności pozyskanych danych. Walidacja przeprowadzana jest wewnętrznie i zewnętrznie.
• Eksport danych – dane mogą być zapisane w postaci plików (np. xml, csv).

Jak zacząć korzystać z usługi?

ReadIT OCR Smart pod wieloma względami wyróżnia się na tle innych dedykowanych księgowości systemów do zaczytywania danych. Przede wszystkim nie wymaga on instalowania oprogramowania na komputerze – obsługuje się go z poziomu przeglądarki internetowej. Dzięki temu dostęp do usługi można uzyskać z właściwie dowolnego miejsca na świecie, wystarczy dowolne urządzenie multimedialne (np. tablet czy telefon komórkowy) z zainstalowaną przeglądarką oraz dostępem do internetu. Wcześniej jednak należy założyć konto użytkownika. Rejestracja jest bardzo prosta, wystarczy podać swój adres e-mail, login którego chcemy używać oraz hasło. Po wypełnieniu  formularza na podany adres zostanie wysłany link do aktywacji konta. Po dokonaniu aktywacji uzyskujemy dostęp do usługi. Aby móc dodawać pliki, z których mają zostać zaczytane dane, należy w panelu użytkownika uzupełnić niezbędne dane, między innymi nazwę firmy oraz NIP.

Zaczytywanie danych

Dalsza obsługa programu jest bardzo prosta i sprowadza się w głównej mierze do przesłania obrazów (skanów) obsługiwanych dokumentów, z których mają zostać zaczytane dane. Po wgraniu plików wystarczy uruchomić program, który automatycznie poddaje je procesowaniu. Po zaczytaniu danych i ich zweryfikowaniu, użytkownik ma możliwość wyeksportowania ich do wybranego formatu pliku.

Integrowanie programu z zewnętrznym systemem księgowym

W celu zwiększenia funkcjonalności, program ReadIT OCR smart można zintegrować z zewnętrznym systemem. Można to zrobić korzystać z interfejsu ReadIT OCR API, aby to zrobić należy wykonać kilka kroków – szczegółową instrukcję jak wykonać integrację znajdziemy na stronie usługi  ReadIT OCR Smart.

Metody rozliczania za usługę

Kolejnym różnicą między ReadIT OCR Smart a innymi dostępnymi na polskim rynku programami OCR dla księgowości, jest model płatności za usługę. Opłaty są naliczane za każde zaczytane pole danych z osobna, a zatem im więcej faktur zostanie przetworzonych, tym większy miesięczny koszt korzystania z programu. Rozwiązanie to ma pewne istotne atuty. Przede wszystkim zapewnia użytkownikowi kontrolę nad wydatkami i tym samym większą płynność finansową. Aby korzystać z programu konieczne jest zakupienie kredytów – użytkownik sam decyduje, ile chce ich kupić i kiedy je wykorzysta. Korzystania z programu nie reguluje żadna umowa, dlatego użytkownik ma możliwość w każdej chwili zrezygnować z usługi – wystarczy, że nie kupi następnych kredytów. To dogodna alternatywa dla programów, które opłacane są w formie miesięcznego abonamentu.

Podsumowując – ReadIT OCR to wyjątkowo proste w obsłudze i przystępne pod względem finansowym narzędzie do pozyskiwania i przetwarzania danych z faktur. Korzystając z niego, firmy mogą zaoszczędzić wiele czasu oraz pieniędzy.