Jak powinien przebiegać proces niszczenia dokumentów w firmie?

Obieg dokumentacji jest nieodłącznym elementem funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Wiąże się to z odpowiedzialnością za ochronę prywatnych danych, które są mu powierzane. Niepotrzebne informacje muszą być poprawnie utylizowane. Zasady niszczenia dokumentacji i nośników danych opisuje kilka aktów prawnych, między innymi, ustawa RODO oraz norma DIN 66399. Jak ma wyglądać ten proces?

Niszczenie dokumentów zgodne z prawem – czyli jak?

Prawo nie narzuca konieczności korzystania z konkretnego sposobu utylizacji. Każde przedsiębiorstwo, prywatne i publiczne, musi we własnym zakresie wybrać najlepszą dla siebie metodę. Ważne jest, aby cały proces selekcji, przekazania dokumentacji i samego niszczenia, zapewniał jej całkowitą poufność i ochronę danych. Zniszczone mogą być tylko te informacje, które są nieaktualne, zgodnie z przestrzeganiem ustawowego czasu ich obowiązkowego przechowywania. Utylizacji podlegają zarówno nośniki papierowe, jak i cyfrowe. Bez względu na to, jaki sposób niszczenia zostanie wybrany, ma dawać 100% gwarancji, że poufnych informacji nie będzie można w żaden sposób odczytać ani odzyskać.

Metody utylizacji dokumentów

Sposobów na zniszczenie dokumentacji jest kilka – każda z nich ma swoje wady i zalety. Najprostszą metodą, niewymagającą żadnych sprzętów jest spalenie nośników. Nie jest to jednak dobre rozwiązanie ze względów środowiskowych. Nośniki informacji można także powierzyć firmie specjalizującej się w utylizacji dokumentów. Jest to bezpieczna i skuteczna metoda, ale wiąże się z dodatkowymi kosztami, na które firma nie zawsze może sobie pozwolić. Dobrym, sprawdzającym się kompromisem jest wykorzystanie niszczarki do dokumentów, spełniającej określone normy.

Wybór niszczarki do dokumentów

Dla małych i średnich firm najlepszym rozwiązaniem będzie zakup lub wynajem profesjonalnej niszczarki do dokumentów. Pomoc i profesjonalne doradztwo pracowników ProfiXer pozwoli na wybór sprzętu dostosowanego do indywidualnych potrzeb. Ważne, aby niszczarka spełniała normę DIN, odpowiednią dla dokumentów, z którymi pracuje firma. W przypadku, gdy wykorzystywane są zarówno nośniki papierowe, jak i cyfrowe, warto zainwestować w niszczarki, umożliwiające niszczenie m.in. płyt CD i kart kredytowych. Kolejnymi istotnymi parametrami są trwałość oraz wydajność – w przypadku dużego obrotu papierami, sprzęt musi być gotowy na ciągłą pracę bez awarii i mieć możliwość utylizacji kilkunastu stron naraz. W przypadku małej, domowej firmy można postawić na nieco mniejszy i tańszy sprzęt.