Jak powinna być wyposażona sala konferencyjna?

Wynajem sal konferencyjnych niektórym z nas kojarzy się z mniejszymi firmami, które nie mają w swojej siedzibie miejsca, by zorganizować ważne spotkanie wszystkich współpracowników, a innym z dużymi przedsiębiorstwami. Obydwa skojarzenia są słuszne. Na wynajem sali konferencyjnej decydują się różni przedsiębiorcy – na przykład właściciele firm, w których większość zatrudnionych osób pracuje na co dzień w terenie (przedstawiciele handlowi, doradcy klienta), ale także dużych korporacji, które chcą podkreślić w ten sposób wagę wydarzenia. Konferencja brzmi znacznie ciekawiej niż spotkanie firmowe. Jak powinna być wyposażona nowoczesna sala konferencyjna? Co powinniśmy sprawdzić przed wyborem odpowiedniego miejsca?

Podstawowe wyposażenie sali

W nowoczesnej sali konferencyjnej powinny znajdować się niezbędne elementy wyposażenia, które umożliwiają przeprowadzenie spotkania wielu osób. Należą do nich przede wszystkim rzutniki multimedialne i odpowiednie ekrany, nagłośnienie, czy pomocne do przedstawiania przeróżnych zagadnień flipchaty. Jak to powinno wyglądać od strony technicznej? Rzutnik, inaczej projektor, powinien dawać możliwość zaprezentowania danych z komputera. Jednak nawet najlepszy projektor nie sprawdzi się w 100%, jeśli na sali nie znajdą się ekrany i właściwe zaciemnienie. Konferencje najczęściej odbywają się przecież w czasie dnia, a światło słoneczne, które wpada z zewnątrz przez okno, zaburza obraz i sprawia, że jest on mniej wyraźny. Należy się upewnić, czy sala ma właściwe oświetlenie do prowadzenia prezentacji na flipchatach i jednocześnie odpowiednie zaciemnienie, by obraz z projektora był optymalny. Warto też dopytać o nagłośnienie. Na małej sali, na przykład dla 25 osób, prezentacja może być śmiało prowadzona bez mikrofonu i głośników, jednak na dużej konieczny jest odpowiedni sprzęt – mówca chce być dobrze rozumiany, a słuchacz móc na bieżąco analizować treść prezentacji.

Sprzęt multimedialny to nie wszystko

– Coraz większą uwagę przywiązujemy także do wygodnych mebli w sali konferencyjnej – mówi nam przedstawicielka dworu Chotynia spod Warszawy – Trudno wyobrazić sobie, że osoby dorosłe zasiadają przy biurkach i na krzesłach, które mocno przypominają wyposażenie szkół podstawowych sprzed dwóch dekad. Istotna jest również klimatyzacja, która zapewnia komfort uczestnikom spotkania. Jeśli konferencja będzie trwała długo (nie będzie to tylko np. dwugodzinne spotkanie w celu omówienia strategii firmy), trzeba także zadbać o właściwe zaplecze socjalne.

Pracodawca powinien zapewnić uczestnikom konferencji możliwość skorzystania z miejsc, gdzie podczas przerwy będzie można wspólnie porozmawiać przy kawie, przekąsić coś i rozprostować kości, by przygotować się do dalszej części prezentacji. Jakie jest więc najlepsze rozwiązanie? Naszym  zdaniem warto zdecydować się na unikalny hotel konferencyjny, którego działalność jest skierowana przede wszystkim do firm.