Jak się przygotować do kontroli skarbowej w firmie?

Kontrola skarbowa to stresująca procedura dla każdego przedsiębiorcy. Warto wiedzieć, jak się do niej przygotować i czego można się spodziewać w trakcie jej trwania. Konieczna jest wiedza zarówno na temat praw i obowiązków kontrolowanego podatnika, jak i uprawnień kontrolujących pracowników urzędu skarbowego.

Kontrola podatkowa a kontrola celno-skarbowa

W zależności od powodu przeprowadzanej kontroli, kontrolerów obowiązują inne przepisy, a co z tego wynika – mają inne prawa podczas realizacji swoich obowiązków. Podstawowa forma kontroli to kontrola podatkowa, która jest przeprowadzana przez pracowników rejonowego urzędu skarbowego. Dotyczy ona rutynowego kontrolowania rachunkowości w działalnościach gospodarczych. Podczas kontroli podatkowej przedsiębiorcy mają wiele praw, a kontrolerzy - ograniczony zasób uprawnień.

Innym rodzajem kontroli jest kontrola celno-skarbowa, która regulowana jest przez Ustawę o Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). W tym temacie wypowiada się ekspert z biura rachunkowego Marka Sowińskiego w Sopocie:

Urzędnicy wszczynający kontrolę celno-skarbową mają o wiele szersze uprawnienia niż podczas przeprowadzania kontroli podatkowej. Kontrolerzy z KAS mogą rozpocząć postępowanie kontrolne bez uprzedniego zawiadomienia przedsiębiorcy. Wynika to z faktu, ze kontrola KAS zajmuje się przestępstwami podatkowymi, a nie rutynowym sprawdzaniem, czy przedsiębiorca wpisał wartości podatkowe w poprawne tabelki. Na ten rodzaj kontroli nie da się więc przygotować, a co więcej – kontrolowanym przedsiębiorcom nie przysługuje prawo do wnoszenia zastrzeżeń w kwestii wyników kontroli celno-skarbowej.

Kontrola podatkowa – kiedy i gdzie?

Urząd skarbowy ma prawo przeprowadzać działania kontrolne względem każdego przedsiębiorcy bez podania konkretnej przyczyny, jednak ma obowiązek powiadomić o tym fakcie podatnika minimum 7, a maksymalnie 30 dni przed wszczęciem tychże działań. Oznacza to także, że jeśli od zawiadomienia upłyną pełne 30 dni, a urzędnicy nie pojawią się w siedzibie firmy, według prawa nie mogą już wszcząć kontroli, o ile nie wyślą do podatnika ponownego zawiadomienia. Kontrola może natomiast odbyć się przed upływem 7 dni od zawiadomienia, jednak wyłącznie na jednoznaczną prośbę podatnika wystosowaną na piśmie. Kwestie te reguluje ustawa Prawo przedsiębiorcy, a powyższe przepisy wynikają z zapisów w artykule 48.

Najczęściej kontrola podatkowa przebiega w siedzibie firmy ze względu na wygodę tego rozwiązania. W wyjątkowych sytuacjach może jednak przebiegać w innym miejscu, jednak nie da się ukryć, że wynoszenie dokumentacji poza siedzibę firmy stanowi zagrożenie, którego warto unikać. Istnieje wówczas wyższe ryzyko, że pisma zagubią się lub trafią w niepowołane ręce. Ponadto warto wiedzieć, że urzędnicy mają prawo do uwieczniania i powielania wydanej im dokumentacji.

Zakres kontroli podatkowej

Kolejna kwestia dotyczy zakresu kontroli podatkowej, który powinien być wskazany w zawiadomieniu z urzędu skarbowego. To kluczowa informacja z punktu widzenia przedsiębiorcy, ponieważ pozwala przygotować się do kontroli podatkowej. Ważne jest, aby zdawać sobie sprawę, że kontroler z urzędu skarbowego nie ma prawa żądać dokumentacji z innego okresu, niż wskazany na zawiadomieniu. Jeśli dodatkowa dokumentacja okaże się niezbędna do wyjaśnienia wynikłej w wyniku kontroli kwestii, podatnik powinien otrzymać kolejne pismo w tej sprawie.

Prawa podatnika podczas kontroli podatkowej

Podatnik ma prawo do uczestnictwa w czynnościach kontrolnych, choć nie jest to wymagane. Może on także wnosić zastrzeżenia, co do sposobu przeprowadzania kontroli, w czym może pomóc obecność doradcy podatkowego. Jeśli podczas kontroli podatkowej dojdzie do jakichkolwiek szkód lub nadużyć ze strony urzędników, podatnik ma prawo wnieść wniosek o odszkodowanie w procesie cywilnym.

Jak przygotować się do kontroli podatkowej?

Przedsiębiorca ma obowiązek wygospodarować pomieszczenie dla urzędników na czas przeprowadzanej kontroli, a także udostępnić im dokumentację w zakresie wskazanym na zawiadomieniu. To jednak nie wszystko.

Czas, który przedsiębiorca posiada od otrzymania zawiadomienia o wszczęciu kontroli, powinien zostać wykorzystany przez niego w sposób produktywny. Podatnik powinien przygotować wymagane dokumenty, do których zaliczają się umowy, faktury czy rachunki, a także poddać ponownej weryfikacji wszelką dokumentację księgową. Według prawa przedsiębiorca może w pełni legalnie dokonać korekt w dokumentacji już po otrzymaniu zawiadomienia o kontroli, a co więcej – dokonanie takich kroków będzie działało na jego korzyść.

Warto także zdawać sobie sprawę z tego, że jeśli w zakres dokumentacji poddawanej kontroli wchodzą dokumenty w języku innym niż rodzimy, powinno się zadbać o przetłumaczenie owych pism na język polski, by móc je przedłożyć do wglądu pracownikom urzędu skarbowego. Oczywiście tłumaczenie powinno być poświadczone pieczęcią tłumacza przysięgłego. Koszt tłumaczenia pokrywa podatnik, jednak może on zostać odliczony od podatku jako koszt uzyskania przychodu.