Jak utylizować dokumenty księgowe?

Działalność gospodarcza związana jest z przechowywaniem różnej dokumentacji, będącej idealnym dowodem na to, czy pracodawca i pracownicy wywiązują się dobrze ze swoich obowiązków. Dokumenty księgowe mają swój okres przydatności – nie trzeba ich przechowywać do końca funkcjonowania danej działalności. Jak wygląda niszczenie takich dokumentów?

Jak wygląda niszczenie dokumentów księgowych?

Utylizacja dokumentów księgowych jest związana z kilkoma krokami. Na początku trzeba dokonać analizy ich ważności. Wiele zależy od typów danych dokumentów. Duże przedsiębiorstwa mają do czynienia z tzw. instrukcjami archiwalnymi, prowadzonymi przez księgowych. Profesjonalna dokumentacja kadrowa (karty wynagrodzeń pracowników) musi być przechowywana przez około 50 lat, natomiast mniej istotne dokumenty (księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne) trzeba trzymać w zamknięciu przez co najmniej 5 lat.  

Ważna jest forma i liczba papierów (a także nośników elektronicznych, płyt CD i DVD, kart pamięci, dysków twardych) przeznaczonych do utylizacji. Przyda się specjalistyczny sprzęt i wydzielone miejsce (najlepiej w siedzibie firmy).

Profesjonalnym niszczeniem dokumentów księgowych (przy zachowaniu różnych norm tajności) zajmuje się zewnętrzna firma Forest.

Jednym ze sprawdzonych sposobów utylizacji papierów jest przetrzymywanie ich w specjalnych pojemnikach, a następnie przetransportowanie do miejsca utylizacji. Właściciele firmy, po każdej owocnej procedurze, otrzymują certyfikat potwierdzający zniszczenie dokumentacji.

Typy dokumentów księgowych

Księgi rachunkowe powinny być przechowywane przez co najmniej 5 lat – jak głosi ustawa o rachunkowości. Podobnie jest z dokumentami księgowymi, dotyczącymi środków trwałych w budowie (wliczają się tu pożyczki, kredyty bankowe, umowy handlowe, a także wszelkie roszczenia dochodowe w postępowaniu cywilnym, karnym, podatkowym) i sposobu prowadzenia rachunkowości, a także dokumentami inwentaryzacyjnymi. 

Karty wynagrodzeń pracowników muszą być przechowywane natomiast tak długo, jak określają to przepisy emerytalne, rentowe i podatkowe (na pewno nie krócej niż 5 lat). Dokumenty związane z rękojmiami i reklamacjami przetrzymuje się przez minimum po rok utracie ważności rękojmi lub pozytywnym uwzględnieniu reklamacji.

Do roku 2019 zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe w firmach musiały być poddane trwałemu przechowywaniu (ich wyrzucenie groziło karą administracyjną). Po ogłoszeniu odpowiedniego rozporządzenia okres przetrzymywania został skrócony do 5 lat.