Jak wybrać idealny obiekt na konferencję?

Organizacja konferencji biznesowych, naukowych czy handlowych to poważne wyzwanie logistyczne. Jedną z najważniejszych kwestii wpływających na powodzenie całego przedsięwzięcia jest wybór obiektu, w którym odbędzie się wydarzenie. Jakie wymagania powinien on spełniać, jakie wyposażenie będzie niezbędne i na co jeszcze zwracać uwagę, porównując oferty różnych lokali? Podpowiadamy!

W co powinna być wyposażona sala konferencyjna? 

Najważniejszym miejscem obiektu, w którym planujemy zlokalizować wydarzenie, jest oczywiście sala konferencyjna. W pierwszej kolejności trzeba zwrócić uwagę na jej wielkość odpowiadającą przewidywanej liczbie uczestników konferencji. Przyjmuje się, że na jedną osobę powinno przypadać 1–2 metry kw. powierzchni w zależności od układu siedzeń. I tak na 300-metrowej sali, jaką znajdziemy np. w eleganckim obiekcie Progres Event & Conference na gdańskim Garnizonie, komfortowo przebywać może około 180 osób.

Czego nie może zabraknąć na sali? Oto najważniejsze elementy jej wyposażenia:

• nowoczesny sprzęt multimedialny: rzutnik z ekranem, projektor, mikrofony, system nagłośnienia;
• wygodne krzesła, ewentualnie stoły lub pulpity;
• odpowiednie oświetlenie strefowe;
• szybki internet;
• mównica lub scena.

Dobra sala powinna być dobrze wentylowana i klimatyzowana, dużym plusem będą duże okna zapewniające naturalne światło w ciągu dnia, co sprzyja efektywnej pracy umysłowej i pozytywnie wpływa na samopoczucie uczestników konferencji, które zwykle trwają cały dzień. Warto zwrócić uwagę na możliwość ustawienia krzeseł w preferowanej konfiguracji, dobrą akustykę oraz ogólny wygląd i klimat pomieszczenia, które stanie się przecież wizytówką organizatorów eventu.

Na co jeszcze zwracać uwagę, wybierając lokal na konferencję 

Lokalizacja obiektu jest kluczowa, a jej wybór zależy od charakteru konferencji i jej uczestników. Organizatorzy często stawiają na duże, dobrze skomunikowane miasta lub miejsca atrakcyjne turystycznie. Mając to na uwadze, warto postawić np. na obiekt z salą konferencyjną w Gdańsku. Niezależnie od miejsca ważny jest dobry dojazd i wystarczająca liczba miejsc parkingowych.

Kolejną istotną kwestią jest zaplecze noclegowe (w przypadku wydarzeń kilkudniowych) oraz gastronomiczne. Smaczne posiłki, bufet kawowy i poczęstunek w przerwach to minimum, o które trzeba zadbać. Idealny obiekt nie istnieje bez profesjonalnej obsługi gości i gotowości wyjścia naprzeciw potrzebom zarówno organizatorów konferencji, jak i jej uczestników. Warto zwrócić na to uwagę przed podjęciem decyzji.