Jak zarządzać obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie?

Prowadzenie każdej działalności generuje dużą ilość dokumentów. Są one niezbędnym elementem, bez którego żadna organizacja nie może sprawnie funkcjonować. Różnego rodzaju pisma, formularze i deklaracje są sporządzane każdego dnia, a ich właściwe przesyłanie i udostępnianie jest jednym z najważniejszych procesów. Do niektórych organizacji napływa nawet do kilkuset dokumentów dziennie, dlatego sprawne zarządzanie ich obiegiem jest warunkiem utrzymania wysokiej efektywności i porządku. Obieg dokumentów powinien odbywać się według ustalonych wcześniej standardów, gdyż dzięki temu ułatwiony będzie dostęp do informacji, a co za tym idzie, praca staje się wydajniejsza.

Czym tak właściwie jest obieg dokumentów?

Obiegiem dokumentów nazywamy różne procesy związane z przepływem dokumentów. Jest to m.in.: rejestrowanie, porządkowanie, przekazywanie, klasyfikacja, weryfikacja i zatwierdzanie oraz archiwizacja. Obecnie większość dokumentów ma formę elektroniczną. Dzięki temu, że dokumenty nie są już gromadzone w wersjach papierowych, można zaoszczędzić sporo miejsca, które było potrzebne na zorganizowanie odpowiedniego magazynu oraz uniknąć nieprzyjemnych sytuacji, kiedy jakiś potrzebny w danej chwili dokument zagubił się w samym archiwum albo zanim do niego dotarł. 

Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie skrojone na miarę dzisiejszych czasów. Usprawnia pracę wielu działów w organizacji, umożliwiając szybki dostęp do potrzebnych informacji wielu użytkownikom jednocześnie. Wszystkie elektroniczne dokumenty gromadzone są w jednym miejscu-systemie, dzięki czemu nie ma możliwości ich zgubienia. Są w nim odpowiednio uporządkowane, więc zarządzanie nimi przebiega znacznie sprawniej niż zarządzanie ich papierowymi odpowiednikami.

Jakie są największe zalety elektronicznego obiegu dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów to gwarancja zawsze uporządkowanej dokumentacji. Wszystkie niezbędne dokumenty elektroniczne są przetrzymywane w jednym systemie, do którego dostęp ma wielu pracowników. Mogą oni jednocześnie przeszukiwać bazę dokumentów, co znacznie przyspiesza pracę całej firmy. Dostęp do dokumentów jest o wiele łatwiejszy niż w przypadku tradycyjnego repozytorium czy archiwum. Dodatkową zaletą jest fakt, iż prowadzony jest cały czas monitoring aktualnych statusów wszystkich dokumentów oraz spraw.

Elektroniczny system zarządzania dokumentami (tzw. workflow) jest idealnym rozwiązaniem dla nowoczesnych organizacji. Wdrożenie go w firmie zapewnia standaryzację, koordynację przepływu korespondencji oraz jej usystematyzowanie. Workflow to narzędzie, dzięki któremu możliwa jest również sprawna praca zdalna, a koszty związane z obsługą obiegu dokumentów wyraźnie maleją.

Czym jest system DFC5.0?

System DFC5.0 to nowoczesne narzędzie, którego dystrybucją zajmuje się firma E-QSM. Umożliwia on samodzielne budowanie elektronicznych formularzy oraz uruchomienie ich w sieci za pomocą systemu e-qsm. Wszystkie e-formularze są projektowane przez użytkowników, dzięki czemu są optymalnie dostosowane do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa. Co więcej, jest to możliwe bez specjalistycznej wiedzy informatycznej. System DFC jest dostępny on-line. Po wprowadzeniu zaprojektowane e-formularza do systemu e-qsm ten samodzielnie zbuduje tabele w bazie danych. Także w kwestii zmian użytkownicy nie muszą nanosić własnoręcznie zmian w strukturach tabel, wystarczy, że zmienią dany e-formularz, a system sam wprowadzi odpowiednie modyfikacje w tabelach.

Wszystkie informacje są przechowywane w bazie danych, dzięki czemu zagwarantowany jest do nich szybki i ciągły dostęp. Dla każdego e-formularza automatycznie tworzony jest jego rejestr. System umożliwia zaoszczędzenie dużej ilości czasu, gdyż wiele czynności wykonuje automatycznie, nie angażując w to pracowników, w tym także służb IT, gdyż zarządzanie obiegiem odbywa się poprzez strukturę organizacyjną. Wielką zaletą workflow jest również mobilność. Użytkownicy mogą mieć zdalny dostęp do prowadzonych przez siebie spraw, dzięki czemu mogą kontrolować zachodzące procesy, pozostając poza biurem organizacji, gdy z jakichś powodów nie mogą być w pracy.

Komu warto powierzyć wdrażanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów?

Wdrażanie systemu elektronicznego obiegu dokumentów musi być przeprowadzane przez profesjonalistów. Najlepszym wyborem są firmy, które nie tylko specjalizują się w zarządzaniu projektami informatycznymi, ale także są producentami oprogramowania w zakresie systemów zarządzania i przepływu danych, bo mogą mieć na te systemy istotny wpływ. Jeżeli powierzysz wdrażanie systemu workflow takim osobom, zyskasz pewność, że będzie on funkcjonalny, sprawny i dopasowany do potrzeb organizacji.