Jak zorganizować dobrą konferencję? Kilka praktycznych wskazówek

Organizacja konferencji na kilkaset osób to nie lada wyzwanie, wymagające umiejętności planowania, przewidywania i koordynacji działań. Tylko doskonałe zgranie wielu czynników sprawi, że nasz event się uda.

Koncepcja kluczem do sukcesu

Zanim rozpoczniemy organizację konferencji, powinniśmy mieć ustalony ścisły plan procedowania. Po co właściwie aranżujemy spotkanie? Dla kogo jest ono przeznaczone? Jaki cel mu przyświeca? Odpowiedzi na te pytania musimy znać już na początku. Konferencja bez ustalonej koncepcji i tematyki, to konferencja dla nikogo. Jeżeli organizujemy event branżowy, zadbajmy by wszystkie zgromadzone osoby były zainteresowane tym, co mamy im do przekazania. Sprowadźmy ciekawych prelegentów, zaaranżujmy atrakcyjną oprawę wizualną, zamówmy catering. Przerwy między kolejnymi wystąpieniami są równie ważne, jak same wystąpienia. A jak wiadomo, komfort gości przede wszystkim.

Miejsce konferencji ma znaczenie

Określenie profilu zaproszonych osób ma wpływ na to, jakie miejsce i jaki sposób zaproszenia wybrać. Obecnie, większość konferencji odbywa się w halach targowych bądź obiektach hotelowych. Sporo ośrodków wypoczynkowych to centra konferencyjne z prawdziwego zdarzenia, dysponujące rozległymi salami i profesjonalnym sprzętem. Hotele oferują też noclegi i wyżywienie, co ma niebagatelne znaczenie w przypadku zjazdów kilkudniowych. Jeżeli planujemy zgromadzić osoby z całego kraju, a nawet spoza jego granic, zorientujmy się czy dany hotel jest dobrze skomunikowany z portami lotniczymi i dworcami. Dobrym przykładem służy Royal Hotel, położony w odległości zaledwie 1 km od lotniska Modlin.

Diabeł tkwi w szczegółach

Jeżeli zapraszamy dziesiątki lub nawet setki osób, zawsze może wydarzyć się coś niespodziewanego. Dobrze sporządzony plan i scenariusz pozwoli zapanować nad sytuacją nawet wtedy, gdy zacznie wymykać się ona spod kontroli. Planem warto też obdarować uczestników imprezy. Może być to np. mapka obiektu z zaznaczeniem najważniejszych miejsc i pełnym harmonogramem wydarzeń. Pamiętaj – im więcej przewidzisz, tym mniej będzie w stanie Cię zaskoczyć. Jako organizator, odpowiadasz za powodzenie konferencji, ale też za bezpieczeństwo zgromadzonych osób. Wywiąż się ze swoich zadań należycie, a impreza z pewnością zostanie doceniona przez innych.