Jak zorganizować przeprowadzkę firmy bez unieruchamiania działalności?

Zmiana lokalizacji siedziby firmy, przeprowadzka biura czy przenosiny warsztatu w nowe miejsce to zwykła kolej rzeczy w biznesie. Choć odmiana wiąże się najczęściej z pozytywnymi emocjami, to sama organizacja tego przedsięwzięcia często spędza sen z powiek menadżerom i dyrektorom. Radzimy, jak postępować w takich sytuacjach i jak uniknąć błędów.

Dla każdego przedsiębiorstwa czy instytucji przeniesienie do nowych pomieszczeń, transport wyposażenia oraz utrzymanie w porządku sprzętów i dokumentacji to bardzo poważne wyzwanie. Źle przeprowadzone zmiany mogą spowodować dezorganizację pracy i poważne straty finansowe.

– Po wielu latach doświadczeń możemy bez wahania powiedzieć, że sprawna przeprowadzka firmy czy biura w pierwszej kolejności zależy od precyzyjnego planu i dobrej koordynacji. Dlatego przykładamy ogromną wagę do bliskiej współpracy i dobrej komunikacji z klientami, z którymi konsultujemy wszystkie nasze kroki  – twierdzą specjaliści firmy Kengo Przeprowadzki Kraków.

Podstawa – plan i harmonogram przeprowadzki

Firma zlecająca przenosiny powinna wyznaczyć w zespole kompetentnego koordynatora, z którym menadżer przewoźnika ustali szczegóły operacji. Niezbędne jest zebranie konkretnych informacji m.in. o ilości mebli, sprzętów i dokumentacji do przewiezienia, strukturze pracy firmy czy czasie przeznaczonym na przeprowadzkę.

Doświadczony menadżer na podstawie zebranych wiadomości przygotowuje precyzyjny plan i harmonogram przeprowadzki. Z jednej strony zawiera on liczbę pracowników i środków transportu niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia operacji, z drugiej informacje o kolejności działań na terenie przenoszącej się firmy.

Nadrzędnym celem jest taka organizacja przeprowadzki, aby firmy i instytucje mogły pracować bez przerw. To jest możliwe. Najprostszym rozwiązaniem jest zorganizowanie transportu w weekend lub po godzinach pracy, jednak przy dużych relokacjach może to nie wystarczyć. Często więc przewóz sprzętów odbywa się partiami – ściśle według harmonogramu. W ten sposób zdarza się, że część firmy pracuje jeszcze w starym miejscu, a niektóre jednostki są już urządzone w nowym.

Pilne dokumenty jadą pierwsze

W czasie przeprowadzki biura czy firmy wszystkie podstawowe czynności powinien wziąć na siebie przewoźnik – przede wszystkim rozkręcanie i skręcanie, wynoszenie i wnoszenie sprzętów oraz bezpieczny transport mebli czy dokumentów. Jednak w dużym stopniu sprawność działań zależy od dobrej współpracy i zaangażowania obu partnerów.

Pracę przyśpieszyć może precyzyjne opisanie wyposażenia i kartonów z dokumentami. Według tych informacji tragarze mogą je wnieść i ustawić na właściwym miejscu. Pudła z dokumentami oznaczone jako pilne mogą nawet trafić od razu na odpowiednie biurka. Przy precyzyjnych wskazówkach pracownik będzie mógł zastać swoje nowe miejsce pracy w stanie, w jakim je zostawił wychodząc poprzedniego dnia do domu.

Sprawnie działająca firma przeprowadzkowa jest w stanie wykonać błyskawicznie całą przeprowadzkę w obrębie jednego miasta i najbliższych okolic. Przeprowadzki na dłuższej trasie zabierają oczywiście więcej czasu.