Księgowość dla wspólnot. Zasady prowadzenia

Niektóre podmioty wymagają szczególnej opieki w zakresie księgowości. Za przykład mogą tu posłużyć wspólnoty, które ze względu na swoją strukturę i uwarunkowania prawne stanowią złożone podmioty pod względem obsługi księgowej. Co warto wiedzieć na temat księgowości dla wspólnot, jakie czynności ona obejmuje i jakie są podstawowe zasady jej prowadzenia?

Na czym polega prowadzenie księgowości dla wspólnot?

Tworzenie wspólnot mieszkaniowych to powszechne zjawisko przynoszące liczne korzyści dla lokatorów, którzy nie muszą zajmować się dzięki temu kwestiami związanymi np. z utrzymaniem czystości czy dopilnowaniem spraw formalnych. Zadania te powierza się administratorowi bądź zarządcy nieruchomości, który oprócz sprawowania opieki nad nieruchomością musi również prowadzić ewidencję księgową.

Trzeba pamiętać, że wspólnota należy do organizacji, która nie ma osobowości prawnej. - Zauważa przedstawiciel biura rachunkowego Duet z Łodzi. - Z tego tytułu jest ona objęta podatkiem CIT i musi prowadzić związaną z tym ewidencję.

Do obowiązków zarządcy należy obowiązek przygotowania i okazania lokatorom sprawozdania finansowego. Ewidencja w przypadku wspólnoty obejmuje kwestie związane z kosztami zarządzania nieruchomością, a także przychodami, czyli zaliczkami. Forma takiej ewidencji zależy od danej wspólnoty i może odbywać się na podstawie ustawy o rachunkowości.

Specyfika księgowości wspólnot mieszkaniowych

Zarządca wspólnotą powinien czuwać nad rozliczeniami i prowadzić ewidencję kosztów związanych z zarządzaniem daną nieruchomością i jej częściami wspólnymi. Mowa tu przede wszystkim o kosztach prac porządkowych, remontowych i konserwacyjnych, a także nakładów na ubezpieczenie i ewentualną ochronę  obiektu. Ponadto do kosztów ponoszonych przez wspólnotę zaliczamy również środki na pokrycie rachunków za media. Nie można też zapomnieć o pensji samego zarządcy. Z drugiej strony ewidencja obejmuje także przychód wspólnoty, czyli zaliczki wpłacane przez lokatorów.

Dlaczego warto skorzystać z pomocy specjalisty?

Sprawne prowadzenie księgowości dla wspólnot wymaga zarówno czasu i zaangażowania, jak i wiedzy z różnych obszarów, nie tylko rachunkowości, ale też prawa dotyczącego nieruchomości, podatków, a nawet ochrony danych osobowych. Ponadto niezbędna jest dobra organizacja i umiejętność przygotowywania sprawozdań i zestawień, a także opracowywania statystyk. Z tego powodu wspólnoty chętnie powierzają zadanie prowadzenia ewidencji księgowej wyspecjalizowanym firmom. To wygoda, oszczędność czasu, a przede wszystkim pewność co do prawidłowości prowadzonych rozliczeń.