Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?

Sprawne funkcjonowanie każdej firmy zależy od wielu czynników, jednak wśród tych, które mają największe znaczenie, szczególną uwagę zwraca właściwy obieg informacji. Wiąże się on nie tylko z przekazywaniem danych do miejsca, w którym będą one niezbędne, ale również z takim ich archiwizowaniem, by w razie potrzeby uzyskać szybki dostęp do wybranych według najistotniejszych kryteriów treści. Będzie to niemożliwe, jeżeli nie wprowadzi się elektronicznego obiegu dokumentów.

Dlaczego warto korzystać z elektronicznego obiegu dokumentów?

Operacje wykonywane codziennie w każdej firmie, łączą się z powstawaniem ogromnych ilości danych. Tradycyjnym sposobem na ich gromadzenie i zarządzanie przepływem jest przygotowywanie wydruków w formie papierowej. Oznacza to jednak nie tylko wydatki związane z zakupami papieru, tonera czy sprzętu, ale także ponoszenie kosztów serwisowania oraz utrudniony dostęp do ich treści, jak również konieczność znalezienia sporej ilości miejsca do ich przechowywania. Choć powstawania części dokumentacji w formie papierowej zwykle nie da się uniknąć, choćby z uwagi na konieczność podpisywania umów czy przestrzegania procedur przemieszczania towarów, to rozwiązaniem, które może usprawnić pracę, a jednocześnie zredukować poziom wydatków będzie elektroniczny obieg dokumentów. Obejmuje on zarówno tworzenie większości zapisów jedynie przy użyciu specjalistycznego oprogramowania, jak i archiwizowanie oraz gromadzenie informacji przez skanowanie i OCR dokumentów, a także ich umieszczanie w łatwo dostępnej bazie danych, a jeżeli to konieczne także zastrzeganie kto może do nich dotrzeć.

Co daje korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów, który wraz z niezbędną infrastrukturą dostarcza firma SIETOM, oznacza usprawnienie procesu przepływu informacji, lepsze chronienie danych wrażliwych i określenie kręgu uprawnionych do korzystania z poszczególnych zapisów, a także łatwe dokonywanie zmian w tym obszarze. Wśród korzyści z nim związanych znajdzie się także możliwość automatycznego kierowania dokumentów do osób, którym są one potrzebne. Istotny będzie też aspekt bezpieczeństwa, a więc solidne zabezpieczenie wszystkiego, co nie powinno trafić do wiadomości pracowników nieposiadających stosownych dostępów.