Praca on-line – jakie szkolenia mogą pomóc kadrze zarządzającej i pracownikom zdalnym?

Przestawienie się na pracę zdalną to nie tylko duże wyzwanie organizacyjne i często konieczność stworzenia zupełnie nowej infrastruktury, ale także odmienny sposób działania. Praca w systemie Home Office to dla pracowników przejście do innego trybu funkcjonowania, zakładającego większą samodzielność. Kadra menadżerska musi natomiast przyzwyczaić się do osiągania rezultatów za pomocą nowych narzędzi motywowania i kontrolowania.

Wyzwania związane z pracą zdalną

Praca zdalna pojawiła się wraz z nowymi możliwościami oferowanymi przez technologie informatyczne, które umożliwiły wykonywanie zadań spoza biura i w różnych godzinach. Zagrożenia związane z epidemią COVID-19 sprawiły, że taka opcja stała się bardziej popularna i objęła nie tylko tak jak dotychczas osoby realizujące bardzo specyficzne działania z zakresu samodzielnego przygotowania różnych projektów lub ich elementów, np. w ramach obsługi IT, ale także ściśle ze sobą współpracujące zespoły, gdzie efektywność jest w dużym stopniu uzależniona od współdziałania, wymiany informacji i pomysłów. Znaczne zwiększenie liczby obszarów, które zostały objęte pracą zdalną, sprawiło, że zarówno przed pracownikami, jak i kadrą zarządzającą pojawiły się nowe wyzwania, związane z koniecznością stosowania nowych narzędzi i metod działania.

Przystosowanie się do nowej sytuacji związanej z pracą on-line wymaga rozwoju kolejnych kompetencji menadżerskich oraz zdobywania wiedzy o funkcjonowaniu człowieka w zupełnie innych warunkach. Zmniejszenie bezpośrednich kontaktów z pracownikami oznacza zwykle konieczność zmiany dotychczasowego stylu komunikowania się i dopasowania go do zupełnie nowych ograniczeń. Równie ważne są nowe sposoby organizowania czasu, które podczas działania w nowym dla pracownika środowisku, nie zawsze będą podobne do wcześniej wykorzystywanych. Obszarów, które w wielu firmach wymagają nowego podejścia, jest bardzo wiele – wyjaśnia przedstawiciel firmy Vademecum, która specjalizuje się w prowadzeniu szkoleń dla firm z zakresu m.in. zarządzania zespołami czy rozwoju kompetencji osobistych.

Choć większość systemów organizacji pracy funkcjonujących w firmach przed epidemią koronawirusa wykorzystywało zaawansowane technologie informatyczne – od systemów elektronicznego obiegu dokumentów po kontrolę terminów wykonania przydzielonych zadań, to niemal wszystkie zakładały również, że część informacji jest wymieniana poza nimi, a pracownicy mają ze sobą bezpośredni kontakt. Zmiany dotyczące braku możliwości rozmowy „twarzą w twarz”, a także utrzymywania relacji społecznych oraz przynależności do konkretnej grupy mogą w dużym stopniu przekładać się na motywację poszczególnych osób, a także ich zdolność do koncentracji i uzyskiwania oczekiwanej efektywności. Nie można także nie doceniać wpływu, jaki na działanie firmy ma brak ram, które narzucało samo funkcjonowanie w fizycznej przestrzeni biura oraz wyznaczanego przez różne czynniki rytmu pracy.

Szkolenia odpowiadające na wyzwania pojawiające się podczas pracy zdalnej

Przygotowanie się do wyzwań wiążących się z rozmaitymi aspektami pracy on-line wymaga poszerzenia swojej wiedzy z różnych dziedzin dotyczących funkcjonowania zespołu pracowniczego. Jednym z kluczowych zagadnień będzie w tym przypadku baczniejsze zwracanie uwagi na wzajemną komunikację. Przy rozmowie „na żywo” czy spotkaniu prowadzonym w sali konferencyjnej w osiągnięciu lepszego porozumienia służą nie tylko odpowiednie techniki formułowania przekazu i aktywnego słuchania, ale również wspólny dla wszystkich kontekst sytuacyjny. Choć uczestnicy mają „w głowie” różne sprawy, samo przebywanie we wspólnej przestrzeni skłania do skupiania uwagi i bardziej aktywnego udziału we wspólnym działaniu. Brak możliwości pełnego odczytywania sygnałów niewerbalnych oraz emocji rozmówcy jeszcze wyraźniej widać przy udzielaniu feedbacku czy szczególnie trudnych rozmowach związanych z przekazywaniem nieprzyjemnych dla odbiorcy treści.

Z większością ograniczeń wynikających z pracy zdalnej można sobie jednak skutecznie radzić. Niezbędne techniki ułatwiające skuteczne kierowanie zespołem pracującym on-line istnieją i mogą być stosunkowo łatwo wprowadzone w życie. Szkolenia zarządzenia zespołem na odległość dają możliwość wypracowania efektywnego podejścia do organizowania zespołu, ustalania i wdrażania nowych zasad komunikacji, a także stosowania odpowiednich technik zapewniających równie dobre rezultaty, jak podczas tradycyjnych spotkań i pracy w biurze.

Obszarem, który sprawia wiele trudności w codziennym funkcjonowaniu w zespole pracującym on-line, jest samodzielne organizowanie sobie harmonogramu wykonywania poszczególnych zadań. Praca zdalna może potęgować kłopoty z efektywnym zarządzaniem sobą w czasie. Nakładają się tu na siebie niektóre stare nawyki oraz popełniane błędy z zupełnie nowymi kategoriami rozpraszaczy. Problemem może się okazać zarówno brak odpowiedniego miejsca gwarantującego dobre warunki do skupienia czy prowadzenia rozmów, jak i napływające z otoczenia bodźce od hałasu za oknem po domowników, mających nieustannie „ważne sprawy”. Nie można też zapominać o tym, że praca zdalna oznacza całkowite porzucenie ustalonych ram i rytuałów związanych z jej rozpoczęciem i przestawieniem się na inny tryb działania.

Praca on-line powoduje wiele problemów na poziomie efektywnego kierowania realizacją poszczególnych zadań oraz koordynowaniem i rozliczaniem pracy zespołu. Techniki komunikowania się na odległość, czy funkcje oferowane przez systemy informatyczne monitorujące aktywność poszczególnych osób nie zawsze dają możliwość systematycznego sprawdzania postępów. Kłopotem może okazać się ocena zaangażowania i wkładu członków zespołu pracującego zdalnie. Odpowiedzią na takie wyzwania mogą być szkolenia z kierowania zespołem rozproszonym, w ramach których prezentowane są konkretne rozwiązania ułatwiające przydzielanie zadań i rozliczanie z ich wykonania, wpływanie na poziom motywacji członków zespołu, raportowanie osiąganych rezultatów czy wreszcie dokonywanie ocen okresowych.

Wyzwania związane z przejściem na pracę zdalną, choć wymagają zwiększonego wysiłku niezbędnego dla zdobycia nowej wiedzy i zaadaptowania poszczególnych metod do sytuacji konkretnej firmy, to są inwestycją, która wpłynie na zwiększenie elastyczności i ułatwi lepsze dopasowanie do kolejnych zmian. Wypracowane techniki działania i zdobyte dzięki udziałowi w szkoleniach kompetencje pozwolą na bardziej efektywne budowanie przewagi firmy nad konkurencją i przełożą się bezpośrednio na osiągane wyniki.