Rodzaje dokumentów firmowych wymagające archiwizacji

Dokumenty firmowe wymagają przechowywania ich w odpowiednich warunkach – niezależnie od ich rodzaju. Są jednak takie dane, którym trzeba zagwarantować szczególną, dodatkową ochronę – między innymi z tego powodu, że zgodnie z prawem podlegają obowiązkowej archiwizacji. O jakie dokładnie informacje chodzi? Jakie dokumenty firmowe wymagają archiwizacji? Sprawdź to!

Przez jaki okres powinny być archiwizowane poszczególne dokumenty firmowe?

Choć wszystkie dokumenty dotyczące prowadzonego przez przedsiębiorcę biznesu wydają się bardzo ważne (i tak w istocie jest), nie każda informacja, która jest w nich zawarta, ma jednakową wartość. Niektóre dokumenty wymagają specjalnego przechowywania, inne natomiast nie. Archiwizacja dokumentów jest więc koniecznością, natomiast nie obejmuje wszystkich dokumentów. Do tych, które trzeba obowiązkowo gromadzić, będąc właścicielem przedsiębiorstwa, należą:

• dokumenty podatkowe,

• dokumentacja pracownicza,

• dokumenty zgłoszeniowe,

• dokumenty inwentaryzacyjne,

• dokumenty rozliczeniowe.

Należy przy tym podkreślić, że okres przechowywania poszczególnych dokumentów, które zostały powyżej wymienione, jest różny. Dokumenty podatkowe, do których zalicza się między innymi rejestry VAT, faktury, księgi podatkowe wraz z dokumentacją oraz rachunki, należy archiwizować przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło rozliczenie. Dokumentacja pracownicza natomiast powinna być przechowywana do 50 lat po rozwiązaniu umowy (dot. pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku) lub 10 lat po rozwiązaniu umowy (dot. pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku). Dokumenty zgłoszeniowe z kolei, czyli ZUS ZFA i ZUS ZPA trzeba gromadzić przez cały okres działalności przedsiębiorstwa, a dokumenty rozliczeniowe i inwentaryzacyjne przez 5 lat od ich sporządzenia i ewentualnego przekazania do ZUS-u (dot. dokumentów rozliczeniowych).

Jak archiwizować dokumenty firmowe?

W celu archiwizacji dokumentacji firmowej można zatrudnić oddzielny dział archiwalny, ale można też podjąć współpracę z firmą specjalizującą się w takim działaniu. Przykładem przedsiębiorstwa, które ma w swojej ofercie usługę archiwizacji dokumentów, jest Strefa Surowców Wtórnych. Dzięki śledzeniu zmian w prawie jej przedstawiciele mają doskonałą wiedzę na temat tego, jak gromadzić i przechowywać dokumenty. Do świadczonych przez nich usług należy również segregowanie, klasyfikowanie, ewidencjonowanie i systematyzowanie już istniejących archiwów.