Rodzaje metalowych szaf biurowych

Nie tylko w Polsce, ale i na całym świecie przedsiębiorstwa, urzędy i instytucje zobligowane są do archiwizacji dokumentów, do przechowywania ich przez lata. Każde państwo tworzy swoje regulacje prawne dotyczące składowania dokumentów. Aby móc spełnić ten wymóg, należy trzymać dokumenty w odpowiedni sposób – na przykład w metalowych szafach. Co warto o nich wiedzieć?

Warunki przechowywania dokumentów

Te, które przechowujemy najdłużej to dokumenty księgowe, kadrowe, medyczne, płacowe i podatkowe. Nawet nasza własna dokumentacja podatkowa, złożona w domu, musi być dostępna przez najbliższe 5 lat na żądanie urzędu skarbowego.  Dokumenty firmowe związane z ZUS należy zabezpieczyć na najbliższe 10 lat, a kadrowe nawet na 50 lat. Składowanie dokumentów to nie tylko bierne ich przechowywanie, to także ochrona przez dostępem osób niepowołanych i dostosowanie warunków ich składowania do zmieniających się i coraz bardziej restrykcyjnych przepisów o ochronie danych osobowych. Przechowywanie dokumentów to także ich archiwizacja, zgodna ze sztuką tego procesu. Wymagająca kompetencji i wiedzy oraz fizycznych narzędzi, takich jak segregatory, kartony archiwalne, teczki i regały, a przede wszystkim stosowne pomieszczenie; musi być ono wentylowane, nie może być zbyt wilgotne ani zbyt nasłonecznione. Wbrew pozorom znalezienie takiego pomieszczenia nie jest trudne – wystarczy dobrze zadbana piwnica, którą wyposaży się w regały czy szafy metalowe takich firm, jak Met-Lak.

Rodzaje szaf metalowych

W takim miejscu można składować dokumenty w szafach metalowych. Co ciekawe, z takich szaf korzystają nie tylko biura, ale też duże, wojewódzkie urzędy, archiwa czy nawet biblioteki. Producenci takich szaf oferują bowiem modele dopasowane do różnych potrzeb i możliwości – od małych i prostych półek, przez wykonane z grubej blachy wielopoziomowe regały, aż po szafy przesuwane na szynach i posiadające różnego rodzaju certyfikaty bezpieczeństwa, higieny, atesty wytrzymałości czy klasyfikację ognioodporności zgodną z normami polskimi i europejskimi. Wbrew pozorom nie jest to jedynie fanaberia – przy przechowywaniu dokumentów pewnych rodzajów takie wymagania co do regałów czy szaf po prostu muszą zostać spełnione. Są one też oczywiście zabezpieczone przed korozją, co w wypadku szaf i regałów metalowych ma szczególne znaczenie – podobnie jak i to, aby były zabezpieczone antywyważnikami przed przechyłem, co nie jest takie oczywiste, zwłaszcza dla kogoś, kto ma z nimi styczność po raz pierwszy.