Rola obsługi kadrowo-płacowej w prowadzeniu firmy

Obsługa kadrowo-płacowa jest konieczna do obsługi zobowiązań firmy wobec pracowników, a także do prowadzenia wymaganej przez przepisy dokumentacji. W ramach rozliczania płac niezbędne jest przygotowywanie dokumentów dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Kwestie kadrowe to z kolei prowadzenie odpowiednich kartotek pracowniczych oraz gromadzenie i wydawanie potrzebnych zaświadczeń.

Obowiązki związane z obsługą kadrowo-płacową

Działalność biznesowa wiąże się z koniecznością prowadzenia odpowiedniej rachunkowości, której forma jest uzależniona od wielkości firmy, jej formy prawnej oraz uzyskiwanych przychodów. W ramach zadań związanych z księgowością konieczne jest przygotowywanie odpowiedniej dokumentacji, sprawozdawczości oraz rozliczanie podatków i składanie deklaracji skarbowych. Poza obowiązkami podatkowymi każda firma, która zatrudnia pracowników, musi zajmować się również ich obsługą kadrowo-płacową.

Działania wchodzące w zakres zadań wykonywanych w ramach obsługi kadr i płac obejmują szczegółowe rozliczanie wynagrodzeń oraz wszystkich formalności związanych z formą zatrudnienia i jego przebiegiem. Oprócz nich konieczne jest również zajęcie się kwestiami ubezpieczeń społecznych i wszystkimi sprawami, które łączą się z naliczaniem i odprowadzaniem składek – wyjaśnia przedstawiciel firmy Epsilon, która zajmuje się prowadzeniem księgowości i działalnością inwestycyjną.

Wiele firm decyduje się na samodzielne wykonywanie wszystkich obowiązków związanych z obsługą kadrowo-płacową. Nie zawsze takie rozwiązanie będzie jednak w pełni efektywne, ponieważ wymaga zatrudnienia dodatkowych pracowników i ponoszenia kosztów z tym związanych. Lepszą metodą może się okazać skorzystanie z outsourcingu takiej działalności. Jest to opłacalne zwłaszcza dla tych przedsiębiorstw, które zlecają firmie zewnętrznej zadania z zakresu księgowości, ponieważ biura księgowe w wielu przypadkach oferują również tego rodzaju usługi.

Jakie zadania są realizowane w ramach obsługi kadrowo-płacowej?

Prowadzenie obsługi płacowej najczęściej łączy się z przygotowywaniem list płac oraz naliczaniem wszystkich składników wynagrodzeń, w zależności od przyjętych w firmie zasad. W miarę istniejących potrzeb możliwe jest także rozliczanie różnych systemów wynagrodzeń – np. czasowego czy prowizyjnego, a także prowadzenie ewidencji czasu pracy. Rozliczanie płac to także wykonywanie obowiązków związanych ze zgłaszaniem pracowników i członków ich rodzin do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych oraz przygotowywaniem i przesyłaniem odpowiednich deklaracji. W ramach takich czynności sporządzanie są również dokumenty ubezpieczeniowe wymagane przy wypłacie przez pracodawcę dodatkowych świadczeń i zasiłków.

Obsługa płacowa to również zajmowanie się podatkami dochodowych pracowników. Przygotowywane są zarówno rozliczenia miesięczne łącznie z naliczaniem i przekazywaniem zaliczek na podatek dochodowy w odpowiedniej wysokości, jak i sporządzaniem i wysyłaniem deklaracji rocznych, zawierających informacje o pobranych i wpłaconych do urzędu skarbowego kwotach.

Zadania związane z obsługą kadrową to zarówno kwestie związane z prowadzeniem wymaganej dokumentacji zatrudnienia, jak i tworzeniem i wydawaniem potrzebnych zaświadczeń. W ramach działalności kadrowej załatwiane są sprawy dotyczące zawieranych z pracownikami umów o pracę. Konieczne jest przygotowywanie wzorów umów, przechowywanie ich, a także w zależności od potrzeb ich przedłużanie, zmiana warunków czy wreszcie wręczanie wypowiedzeń. Niezbędna jest również obsługa umów zlecenia czy umów o dzieło, łącznie ze sprawowaniem pieczy nad możliwością ich przedłużania lub zawierania kolejnych. Obsługa kadr wymaga również wydawania zaświadczeń o zatrudnieniu czy przygotowywania dokumentacji związanej z rozwiązywaniem stosunku pracy. W ramach takich działań konieczne jest sporządzanie i wydawanie świadectw pracy.

Obsługa kadrowa to także prowadzenie kartotek pracowników oraz gromadzenie w nich potrzebnych dokumentów. Niezbędne jest gromadzenie zaświadczeń o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku, a także kierowanie na okresowe badania lekarskie w zakresie, w jakim są one wymagane na określonych stanowiskach pracy. W aktach pracowników muszą być też gromadzone zaświadczenia o przebytych szkoleniach BHP oraz ppoż. Niezbędne będą również dokumenty i zaświadczenia dopuszczające do pracy na niektórych stanowiskach, gdzie wymagane są dodatkowe uprawnienia.

Obsługa kadrowo-płacowa pozwala na sprawne wykonywanie wszystkich ciążących na firmie obowiązków związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, zawieraniem umów z pracownikami, a także rozliczeniami ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.