W jaki sposób uprzyjemnić gościom konferencję firmową?

Konferencje to jedne z najważniejszych wydarzeń w kalendarzu każdej dużej firmy. W ich czasie prezentowane są między innymi nowe produkty i usługi, omawiane ważne wydarzenia z życia przedsiębiorstwa. Przyciągają one licznych widzów, między innymi prasę oraz specjalistów z branży, dlatego należy zadbać o ich jak najlepszą oprawę. O czym należy pamiętać przy organizacji konferencji, aby mieć pewność, że upłynie ona w dobrej atmosferze i bez wpadek, które mogą zaważyć na publicznym odbiorze firmy?

Miejsce dla każdego gości

Konferencje trwają średnio kilka godzin, zatem niedopuszczalne jest, żeby dla gości zabrakło miejsc siedzących – szczególnie jeśli są to imprezy zamknięte i przybywają na nie jedynie osoby wcześniej zaproszone. Lepiej zawczasu umieścić w sali konferencyjnej większą ilość miejsc niż spodziewana liczba uczestników, niż tuż przed rozpoczęciem w pośpiechu szukać dodatkowych krzeseł. To samo tyczy się np. materiałów dodatkowych, takich jak broszury informacyjne, przeznaczone dla gości – powinniśmy przygotować ich tyle, by każdy mógł otrzymać swój egzemplarz.

Warunki w sali konferencyjnej

- Odpowiednie warunki panujące na sali konferencyjnej mają niebagatelny wpływ na odbiór wygłaszanych w jej trakcie prelekcji – wyjaśnia przedstawiciel hotelu Amber*** - Bardzo prostym przykładem jest temperatura wnętrza. Jeśli organizujemy konferencję w ciepły dzień, powinniśmy koniecznie pamiętać o włączeniu klimatyzacji w celu utrzymania temperatury na optymalnym poziomie. W przeciwnym wypadku nasi goście będą odczuwać znaczący dyskomfort, który uniemożliwi im skupienie uwagi konferencji.

To samo tyczy się również estetyki pomieszczenia konferencyjnego czy zapachu w nim panującego

Oprawa audiowizualna

Goście nie powinni martwić się, że coś umknie ich uwadze, nawet jeśli usiądą z tyłu sali. Dlatego tak ważne jest zadbanie o odpowiednią oprawę audiowizualną, czyli sprzęt nagłaśniający (mikrofon, głośniki) oraz – jeśli istnieje taka potrzeba - rzutniki i ekran. Należy upewnić się przed konferencją, że sprzęt jest sprawny, a jego obsługa nie będzie sprawiała prelegentom żadnego problemu – chodzi o uniknięcie zbędnych przerw technicznych w czasie konferencji.

Posiłki w trakcie konferencji

Poczęstunek dla gości jest traktowany jako standardowy punkt programu konferencji firmowej. Jeśli myślimy o zorganizowaniu posiłków czy chociażby przekąsek, powinniśmy przede wszystkim zadbać o to, by serwowany był on w oddzielnych pomieszczeniach – oczywiście nie zapomnijmy przy tym zapewnić gościom warunków do spokojnego spożycia posiłku. To samo tyczy się ciepłych i zimnych napojów.