Własna działalność. Jak radzić sobie ze sprawami księgowymi?

Własna działalność gospodarcza nierozerwalnie wiąże się z obowiązkiem prowadzenia księgowości. Ewidencja księgowa może być prowadzona w różnych formach, w zależności od wielkości przedsiębiorstwa oraz jego statusu prawnego; różne są również sposoby radzenia sobie z tym zadaniem. Księgowość w firmie można prowadzić samodzielnie, z pomocą etatowego księgowego lub biura rachunkowego.

Ważne pytania o księgowość

Rejestracja własnej działalności gospodarczej jest obecnie bardzo prosta i sprowadza się do złożenia wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Wypełniając wniosek CEIDG-1, przedsiębiorca musi jednak podać kilka istotnych informacji dotyczących sposobu, w jaki planuje zadbać o rozliczenia z państwem. W polach 18-22 formularza CEIDG-1 przedsiębiorca pytany jest o:

• formę opłacania podatku dochodowego,
• sposób wpłacania zaliczek,
• formę prowadzonej dokumentacji rachunkowej,
• dane podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową,
• adres przechowywania dokumentacji rachunkowej.

Oznacza to, że ustawodawca z góry przewiduje sytuację, w której przedsiębiorca przekazuje obowiązki związane z rachunkowością osobie trzeciej – mówi specjalista ekspert z Biura Rachunkowego Dorota Roszkowska-Galant w Szczecinie.

Zasadniczym celem prowadzenia księgowości w firmie jest gromadzenie informacji umożliwiających wyliczenie wielkości zaliczki na podatek dochodowy. Wszelkie błędy i niedociągnięcia w tym zakresie skutkują poważnymi karami dla przedsiębiorstw, w prowadzeniu księgowości bardzo ważna jest dokładność.

Jak poprowadzić księgowość w firmie?

Małe firmy, szukające oszczędności, niekiedy decydują się na samodzielne prowadzenie ksiąg. W takiej sytuacji przedsiębiorca musi pamiętać o skrupulatnym zapisywaniu wszystkich przychodów i kosztów, a także o zbieraniu rachunków potwierdzających transakcje. Na ich podstawie musi wyliczyć podatek dochodowy i pamiętać o terminowym wpłaceniu zaliczki. Poza tym konieczne będzie również wyliczenie i odprowadzenie podatku VAT (jeśli dotyczy) oraz opłacenie składek ZUS. W ramach księgowości niekiedy trzeba prowadzić też ewidencję wyposażenia, przebiegu pojazdów, środków trwałych i wartości niematerialnych.

W dużych firmach i korporacjach najczęściej do prowadzenia księgowości powoływany jest osobny dział, nadzorowany przez głównego księgowego. W takiej sytuacji przedsiębiorca nie musi troszczyć się o kwestie podatkowe, gdyż zajmują się nimi zaufani profesjonaliści. Niestety, zatrudnianie księgowych na pełen etat wiąże się z dużymi kosztami.

Trzecim rozwiązaniem, optymalnym zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw, jest współpraca z biurem rachunkowym. Taki scenariusz zakłada zlecenie obsługi księgowej zewnętrznym specjalistom, którzy biorą na siebie obowiązek zarówno prowadzenia ewidencji, jak i reprezentowania przedsiębiorstwa przed organami skarbowymi. Rola przedsiębiorcy ogranicza się do dostarczania księgowemu dokumentacji zdarzeń finansowych, a biuro zajmuje się wszystkimi obliczeniami oraz deklaracjami. Co ważne, dobre biura rachunkowe zajmują się nie tylko bieżącą ewidencją księgową. Bogata wiedza z zakresu prawa podatkowego i doświadczenie w rachunkowości pozwala też świadczyć przedsiębiorcom usługi z zakresu doradztwa podatkowego.