Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe to dokumenty księgowe, które są prowadzone na podstawie dowodów księgowych. Zwykle są to dokumenty źródłowe, które swoją treścią potwierdzają dokonanie konkretnych transakcji pieniężnych lub dowody, które są bezpośrednio sporządzane przez dany podmiot gospodarczy. Zasad ich prowadzenia jest sporo i trzeba być w nich biegłym, aby nie popełnić błędu, który może nas kosztować.

Księgi rachunkowe dzielą się na:

• Dziennik – dane w nim wykazane muszą być ponumerowane, a sumy obrotów liczy się w sposób ciągły.
• Księga Główna – posiada układ systematyczny i chronologiczny.
• Księga pomocnicza – jest uszczegółowieniem Księgi Głównej.
• Inwentarz – zawiera wykaz aktywów i pasywów firmy wykazanych podczas inwentaryzacji.
• Zestawienie obrotów i sald – zestawienie obrotów kont analitycznych i syntetycznych.

Jak powinno się prawidłowo prowadzić księgi rachunkowe?

Według zapisów Ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe powinny być prowadzone w sposób rzetelny, bezbłędny oraz bieżący. Ponadto, ich sposób prowadzenia powinien także umożliwiać sprawdzenie danych, które zawierają oraz ich porównanie z dokumentami zewnętrznymi. Powinny też być prowadzone w siedzibie firmy i muszą być zapisane w języku polskim i w oparciu o polską walutę. Zapisywane powinny być w sposób systematyczny z uwzględnieniem chronologii poszczególnych zapisów. Trudno spełnić wszystkie te wymogi jednocześnie prowadząc firmę, dlatego lepiej powierzyć tę czynność sprawdzonym księgowym, takim jak np. doradca podatkowy Grażyna Jabłońska.

Jak rozumieć te zasady?

Pod pojęciem rzetelności rozumie się, że księgi rachunkowe zawierają prawdziwe i zgodne z rzeczywistością informacje. Bezbłędność wskazuje, że dane zawarte w dokumentacji księgowej są ujęte w ciągły, kompletny i poprawny sposób, sprawdzalność natomiast oznacza, że istnieje możliwość weryfikacji zawartych w księgach rachunkowych zapisów oraz stwierdzenia ich poprawności i zgodności ze stanem rzeczywistym. Zapisy w dokumentach księgowych powinny być także wprowadzane na bieżąco, co znaczy, że informacja o nich powinna pojawić się dokładnie w dniu wykonania konkretnej operacji finansowej.

Inne zalecenia

Oprócz tego, księgi rachunkowe powinny być także trwale oznaczone nazwą jednostki, do której przynależą. Muszą także zawierać informację, co do roku kalendarzowego, którego obroty zawierają oraz być odpowiednio przechowywane. Księgi rachunkowe powinny być bowiem przechowywane w ściśle określonej kolejności, merytorycznej oraz chronologicznej, co ułatwia weryfikację oraz kontrolę ich zawartości. Zapisy zawarte w księgach rachunkowych powinny być  pełne, bez pozostawiania wolnych miejsc, oraz  trwałe, czyli niemożliwe do usunięcia.