Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe to zbiór danych, utrwalonych przy pomocy zapisów komputera lub przenośnych trwałych nośników. Większość przedsiębiorców korzysta z pomocy biur rachunkowych przy tworzeniu ksiąg, jednak są też tacy, którzy działają na własną rękę. Jest to zadanie dość trudne, ale nie niewykonalne. Jak więc prowadzić księgi rachunkowe? Jakimi zasadami powinno się przy ich tworzeniu kierować?

Czym są księgi rachunkowe?

Księgi rachunkowe są wykorzystywane do przechowywania informacji o stanie zasobów finansowych firmy oraz przeprowadzanych w niej procesach o charakterze gospodarczym. Wydarzenia w nich zawarte są ustawione w kolejności chronologicznej w systematyczny sposób . Obecnie księgi rachunkowe prowadzi się za pomocą programów finansowo-księgowych. Są one przedstawiane w języku polskim, a wartości w nich zawarte są wyrażane w polskim złotym. Akt prawny regulujący zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych to ustawa o rachunkowości, obowiązująca od dnia 29 września 1994 roku.

Jakimi zasadami należy się kierować?

Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych powinna cechować przede wszystkim rzetelność. Oznacza to, że stan majątkowy firmy ma być przedstawiany zgodnie z prawdą.

Według opinii specjalisty z Biura Rachunkowego Napora: ,,Bezbłędność to bardzo istotna kwestia w sprawie ksiąg rachunkowych. Wiąże się ona z ujęciem danych w sposób poprawny, czyli przyporządkowaniem dokumentów do danego okresu kompletnie i bez błędów."

Prowadząc księgi, należy także zwrócić uwagę na ich sprawdzalność. Oznacza to, że możliwe jest zweryfikowanie wprowadzonych zapisów, salda konta i jego stanu, identyfikacji dowodowej oraz działań zastosowanych procedur obliczeniowych na każdym etapie wprowadzania zmian. Księgi rachunkowe muszą być także wprowadzane na bieżąco. Oznacza to, że są w nich ujęte zapisy operacji gotówkowych w dniu dokonania transakcji. Sposób ten nie dopuszcza do tworzenia zaległości. Informacje uzyskane na bieżąco dają możliwość sporządzenia innych sprawozdań w wymaganym terminie. Dane na temat obrotów i sald kont syntetycznych sporządza się za poszczególne okresy. Według ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe muszą spełnić szereg wymogów, między innymi:

• muszą być one oznaczone nazwą firmy na stałe.
• w ich wnętrzu lub na okładce musi być wyraźnie zaznaczony rok obrotowy.
• przechowywać powinno się je w starannie ustalonej kolejności.