Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów

Wszelkiego rodzaju przedsiębiorstwa, w tym także spółki jawne, partnerskie i cywilne zakładane przez osoby fizyczne, muszą odpowiednio ewidencjonować swoje zyski i wydatki. Jest to możliwe poprzez specjalny dokument, czyli księgę przychodów i rozchodów. Tworzenie takiego zestawienia wymaga jednak zastosowania się do kilku zasad. O czym trzeba pamiętać, prowadząc KPiR?

Czym jest księga przychodów i rozchodów?

Księga przychodów i rozchodów to forma prowadzenia księgowości dla małych podatników, takich jak:

• spółki jawne,
• spółki partnerskie,
• spółki cywilne,
• jednoosobowe działalności gospodarcze.

Księgę przychodów i rozchodów mogą prowadzić podmioty, których zysk w danym roku podatkowym nie przekroczył 2 milionów euro. Taki dokument może mieć formę papierową lub elektroniczną, w zależności od Twoich potrzeb. Obecnie znacznie lepszym rozwiązaniem jest korzystanie z programów komputerowych, które wyliczają poszczególne wartości automatycznie.

Zasady dotyczące KPiR

Księga przychodów i rozchodów musi być przede wszystkim przejrzysta. Najczęściej przyjmuje ona formę tabelek, w których dane są uzupełniane w momencie wystąpienia zysku lub wydatku. Na koniec miesiąca należy podsumować wszystkie kolumny i wyliczyć wysokość zobowiązania.

– Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów powinno być zadaniem dla specjalisty, który orientuje się w obowiązującym prawie i zna niezbędne zasady. Z tego powodu wielu przedsiębiorców decyduje się na pozostawienie tej kwestii kancelariom. Dzięki temu można uniknąć błędów, które okazują się dość kosztowne i czasochłonne – mówi specjalista z kancelarii księgowo-podatkowej Abacus.

W księdze przychodów i rozchodów powinny znaleźć się wszelkie transakcje realizowane przez daną firmę. Mowa tu zarówno o sprzedaży usług czy towarów, jak i poniesionych wydatkach związanych z działalnością (włącznie z pensjami dla pracowników czy opłatami za media). Nie wszystkie koszty mogą być jednak uwzględnione w księdze przychodów i rozchodów. Zasady prowadzenia takiego rejestru określają bowiem, że muszą to być wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła.

Istnieją również zasady dotyczące układu całej tabelki. Dane powinny być umieszczane zgodnie z określonym porządkiem, od uszeregowania wpisów numerami, aż po uwagi. W księdze przychodów i rozchodów znajduje się zwykle 17 kolumn, które należy uzupełniać zgodnie z obowiązującymi zasadami. Z tego powodu warto zlecić to zadanie profesjonalistom. Jakiekolwiek błędy w kolejności mogą być bowiem przyczyną poważnych konsekwencji w przyszłości.