Zasady związane z przechowywaniem dokumentów księgowych

Prowadzenie działalności gospodarczej nakłada na przedsiębiorcę wiele obowiązków. Jednym z nich jest obowiązek przechowywania w należyty sposób dokumentacji księgowej, będącej podstawą do między innymi dokonywanych przez niego rozliczeń podatkowych.  W związku z tym jakie dokumenty można do niej zaliczyć, w jaki sposób je przechowywać oraz przez ile czasu?  

Jakie dokumenty księgowe należy przechowywać?

Obowiązek przechowywania dokumentów księgowych dotyczy zarówno przedsiębiorców prowadzących ewidencję zdarzeń gospodarczych w formie ksiąg rachunkowych, jak i Księgi Przychodów i Rozchodów czy rozliczających się na podstawie ryczałtu. Do najważniejszych dokumentów, które powinny być archiwizowane, zalicza się natomiast między innymi:

• podatkową księgę przychodów i rozchodów, 

• księgi rachunkowe,

• ewidencje sprzedaży, 

• rejestry VAT, 

• dowody księgowe poniesionych kosztów uzyskania przychodów, 

• kopie rocznego zeznania podatkowego, 

• dokumenty inwentaryzacyjne, 

• dokumenty związane ze sprawozdawczością. 

Jak prawidłowo przechowywać dokumentację księgową?

Prawidłowy sposób przechowywania dokumentów księgowych określony jest przez przepisy Ustawy o rachunkowości. Ich interpretacja może jednak nie być prostym zadaniem. Dlatego o pomoc w tej kwestii warto poprosić specjalistów, takich jak chociażby biuro rachunkowe MKF z Gniezna, którzy z pewnością wskażą jak właściwie dopełnić związany z tym obowiązek. Najważniejszymi zasadami związanymi z przechowywaniem dokumentów księgowych jest jednak to, że powinny one być archiwizowane:

• w oryginalnej postaci, 

• w sposób umożliwiający ich łatwe odszukanie,

• z zachowaniem odpowiedniej kolejności ze względu na okresy rozliczeniowe, 

• w sposób, który zabezpiecza je przed zniszczeniem lub zagubieniem, a także nanoszeniem w nich zmian, 

• w miejscu chroniącym je przed dostępem niepowołanych osób, 

• w miejscu wskazanym w Urzędzie Skarbowym. 

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Dokumenty księgowe związane z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz celami podatkowymi powinny być przechowywane przez 5 lat od zakończenia roku, w którym został uiszczony dotyczący ich podatek. W związku z tym przykładowo rozliczenie PIT dotyczące 2022 roku, które zostanie złożone do 30 kwietnia 2023 roku, należy przechowywać aż do 31 grudnia 2028 roku.