Nowoczesne usprawnienia w zarządzaniu dokumentami

Światowa wynalazczość rozpędzona jest do granic. Przeciętny człowiek nie musi nadążać za nią tak, jak sprytny przedsiębiorca. Firmy oferujące rozwiązania technologiczne prześcigają się w rozwiązaniach, które usprawniają działanie biznesu. Jedną z ważnych dziedzin, które rewolucjonizują pracę biur, są usprawnienia w zarządzaniu dokumentacją. Cyfryzacja dokumentów usprawnia pracę całej firmy.

Digitalizacja dokumentów

Digitalizacja dokumentów czyli wprowadzenie do systemu elektronicznego zapewnia bezpieczeństwo. Cyfrowe zarządzanie dokumentami niweluje ryzyko, że dokument się zgubi, czy zniszczy. Współcześnie kopia elektroniczna umowy czy faktury jest równie ważna, co oryginał papierowy. Systemy przetwarzania faktur pozwalają na szybkie skanowanie rachunków pojedynczo lub w pakietach. Segregują dokumentację według określonych norm, pozwalając na szybszą analizę, a co za tym idzie zwiększenie efektywności działu księgowego. Przetwarzanie korespondencji przychodzącej z nowoczesnymi rozwiązaniami jest tak samo proste. Zeskanowanie pozwala na wprowadzenie tradycyjnej korespondencji do systemu i zespolenie jej z wiadomościami e-mail. W ten sposób, nawet jeśli klient kontaktuje się z firmą na wiele sposobów, można bez trudu odnaleźć każdą wiadomość i dokument, bo wszystko jest w jednym miejscu. Niezastąpionym rozwiązaniem jest moduł zarządzania umowami. Pozwala nie tylko na digitalizację umowy i jej archiwizację. To system pilnuje terminów realizacji umów i okresów ich obowiązywania. To są narzędzia, które zdecydowanie optymalizują zarządzanie dokumentacją firmy.

Optymalizacja procesów

– W tradycyjnym obiegu dokumentów mieliśmy do czynienia z dokumentacją papierową, która zajmowała bardzo dużo miejsca. Cyfrowe zarządzanie dokumentacją wprowadza dodatkowe standardy bezpieczeństwa i upraszcza procesy, zapewniając firmie zysk – mówi ekspert z firmy  E.Volution.

Wszystkie umowy, aneksy, załączniki, dokumenty księgowe – rachunki, faktury należało przechowywać, katalogować, aby mieć do nich dostęp w razie reklamacji klienta, kontroli urzędu. Zarządzanie dokumentami to przestrzeń, która pochłaniała bardzo dużo energii, czasu i pieniędzy – co za tym idzie, spowalniała zyski przedsiębiorstw. Obecnie niemal każdy przedsiębiorca ma w swojej firmie usprawniające pracę systemy informatyczne, które w bezpieczny i prosty sposób usprawniają procesy w firmie, jednak nie zawsze są to najnowsze rozwiązania. Najnowocześniejszy system DMS pozwala na trzymanie każdej dokumentacji gromadzonej w firmie w jednym miejscu. Istotną zaletą tego rozwiązania jest przejrzysta segregacja, która sprawia, że pracownik z dostępem do danych szybko odnajdzie to, czego szuka. Oryginału papierowego nie trzeba powielać, wystarczy wprowadzić go do systemu i oddać do archiwizacji. W ten sposób do jednej elektronicznej wersji będzie miało dostęp tylu pracowników, ilu trzeba do obsługi danej sprawy.