Czym jest KPiR?

KPiR to skrót od pojęcia, jakim jest księga przychodów i rozchodów. Jest to tak naprawdę podstawowy z elementów księgowości. Jej prowadzenie ustalone jest specjalnymi przepisami. Dzięki księdze możliwe jest rozliczenie z urzędem skarbowym. Czym jest KPiR oraz jakie warunki należy spełnić, aby móc w pełni korzystać z tego rozwiązania? Jakie dokładnie są obowiązki przedsiębiorców?

Księga przychodów i rozchodów

KPiR to jeden z podstawowych elementów księgowości. Jest on przeznaczony przede wszystkim dla:

• osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą,

• spółek cywilnych,

• spółek jawnych,

• spółek partnerskich.

W księdze prowadzone są zapisy dotyczące operacji gospodarczych w uproszczonej formie. Znajdują się w niej:

• wszystkie przychody (nie tylko te ze sprzedaży),

• informacje dotyczące zakupu wszelkich produktów wraz z kosztami ich kupna,

• wszystkie informacje dotyczące wydatków w formie gotówkowej.

Specjalista z firmy Biuro rachunkowe Akro s.c. Joanna Boguś, Hanna Szczepaniak, Anna Sadowska wyjaśnia: Informacje dotyczące uregulowań prawnych dotyczących zakładania księgi zostały ujęte w paragrafie 10 rozporządzenia dotyczącego KPiR. Na mocy tego zapisu, księga przychodów i rozchodów powinna być prowadzona przez zobligowane do tego przedsiębiorstwo od 1 stycznia nowego roku podatkowego lub w dniu rozpoczęcia działalności gospodarczej przez daną firmę. Dodatkowo KPiR może być założona oraz prowadzona poprzez drogę elektroniczną. Zapis dotyczący tego rozwiązania znajduje się w paragrafie 31 rozporządzenia o KPiR – dodaje.

Firma, która decyduje się na prowadzenie księgi elektronicznej, musi zwrócić uwagę na kilka podstawowych elementów, dzięki którym jej prowadzenie będzie prawidłowe. Konieczne jest:

• posiadanie i przechowywanie dokładnej instrukcji dotyczącej obsługi programu komputerowego, który wykorzystywany będzie do prowadzenia księgi,

• wykorzystanie programu, który ma możliwość wglądu do dowolnego zapisu oraz umożliwiać wydruk wybranych danych,

• zamieszczanie danych na nośniku, który będzie odpowiednio chroniony.

Obowiązki firm w prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów

Każda firma, która jest zobligowana do posiadania księgi przychodów i rozchodów musi ją prowadzić rzetelnie. Dotyczy to skrupulatnego wykonywania zapisów zgodnie ze stanem faktycznym. Konieczne jest także przestrzeganie konkretnych przepisów dotyczących prowadzenia KPiR. Wszystkie wpisy w księdze powinny być prowadzone w języku polskim, w walucie polskiej. Muszą być także wykonywane w sposób staranny oraz czytelny dla innych.

Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów to prosty sposób na opodatkowanie firm, które nie posiadają odpowiednio wysokiego obrotu rocznego. Jest to również wygodna forma prowadzenia rachunkowości dla nowych przedsiębiorców. Prowadzenie księgi zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej jest bardzo proste. Wymaga jednak zachowania wszystkich zasad, jakie przewiduje prawo. KPiR może być prowadzona wewnętrznie przez księgowość przedsiębiorstwa, jak również zadanie to może zostać zlecone zewnętrznym firmom.