Dwudniowa konferencja – czy warto organizować ją w sali szkoleniowej?

Hotel czy sala konferencyjna na wynajem? Wielu organizatorów szkoleń i spotkań biznesowych zastanawia się nad wyborem jednego z tych rozwiązań. Szczególnie problematyczny okazuje się wybór idealnego miejsca na konferencję trwającą dłużej niż jeden dzień. W takim przypadku trzeba bowiem brać pod uwagę dodatkowe kryteria, na przykład wyżywienie. Czy sala szkoleniowa sprawdzi się do organizowania konferencji dwudniowej?

Zadbaj o komfort uczestników

Podstawą udanej konferencji są nie tylko świetnie wyposażona sala, interesujące towarzystwo i ogólna atmosfera. Liczą się również inne kwestie, szczególnie gdy wydarzenie trwa przez dwa dni. Trwające od rana do wieczora prelekcje bywają wyczerpujące fizycznie, zarówno dla uczestników, jak i dla organizatorów. Warto więc zadbać o kompleksową obsługę wyżywieniową.

Wybierając salę szkoleniową na konferencję, upewnij się, czy dany obiekt umożliwia dostęp do sali obiadowej i oferuje usługi cateringowe. Przykładowo Centrum Konferencyjne AS-BUD w Warszawie zapewnia pełną obsługę gastronomiczną i serwis kawowy.

Bliskość ważnych obiektów

Goście przybywający na dwudniową konferencję często chcą gdzieś przenocować. I tu pojawia się problem, bo o ile w przypadku hotelu nie ma trudności ze znalezieniem wolnego pokoju na miejscu, o tyle już w zewnętrznym obiekcie szkoleniowym jest to niewykonalne. Ale istnieje wyjście z tej sytuacji.

Pamiętaj, że zorganizowanie konferencji w hotelu może być wygodniejsze, ale będzie też o wiele droższe. Tymczasem można pójść w tym względzie na kompromis.  Kluczem do sukcesu będzie znalezienie takich sal konferencyjnych, które ulokowane są w pobliżu dogodnych miejsc noclegowych. Upewnij się więc, czy w bliskim otoczeniu centrum konferencyjnego znajdują się hotele i hostele oraz sprawdź, jak daleko ulokowany jest na przykład dworzec PKP i inne przydatne punkty komunikacyjno-usługowe. W ten sposób wykażesz się profesjonalizmem i troską o uczestników konferencji.

Kompletne wyposażenie

Nieważne, czy konferencja trwa jeden dzień, dwa dni, czy dłużej. Bez kompleksowego wyposażenia wynajmowanej sali szkoleniowej trudno mówić o jakimkolwiek udanym wydarzeniu biznesowym lub naukowym. O jakie wyposażenie chodzi? Między innymi o:

• komfortowe stoły i krzesła (które można przestawiać),
• system wentylacyjny i klimatyzacyjny,
• flipchart wraz z papierem i mazakami,
• tablicę whiteboard z markerami,
• ekran z projektorem,
• laptop i nagłośnienie,
• dostęp do łącza WiFi.

Liczy się także dostęp do światła dziennego oraz dogodne otoczenie zewnętrzne.

Szybka reakcja na trudne sytuacje

Podczas konferencji szczególnie liczy się czas. Chodzi o to, by w ciągu dnia w określonym czasie wystąpiła przewidziana liczba uczestników. Warto więc wyeliminować ryzyko wystąpienia jakichkolwiek problemów technicznych.

W tym celu dobrze jest rozglądać się za takim centrum szkoleniowym, które oferuje nowoczesne wyposażenie elektroniczne (rzutnik z ekranem, nagłośnienie itd.), a w razie jakichkolwiek problemów służy pomocą fachowców.