Na czym polega prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów

Prowadzenie ksiąg przychodów i rozchodów należy do mniej lubianych obowiązków w działalności gospodarczej. Mimo, iż jest to najczęściej wybierana forma księgowania, wiele osób ma z tym pewne problemy. Biorą się one zazwyczaj z dynamicznych zmian w polskim prawie podatkowym. Według przysłowia pewne są dwie rzeczy, śmierć i podatki. Warto więc przyswoić sobie kilka podstawowych zasad ułatwiających prawidłowe zapisywanie dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów.

Co to właściwie jest księga przychodów i rozchodów?

Najprościej mówiąc książka przychodów i rozchodów to rejestr, w którym przedsiębiorca zapisuje wszystkie operacje finansowe firmy. Wpisy muszą być dokonywane w sposób chronologiczny i przypisywane do poszczególnych kategorii. W KPiR przedsiębiorca rejestruje sprzedaż towarów lub usług, zakup towaru i materiałów eksploatacyjnych, a także wydatki mające wpływ na koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Dawniej używano ksiąg przychodów i rozchodów w formie papierowej. Jednak w tej chwili najpowszechniejsze są komputerowe programy księgowe. Dzięki nim proces księgowania jest dużo łatwiejszy. Ale jak przypomina specjalista z Kancelarii biegłego rewidenta w Warszawie:

To na podstawie wpisów dokonanych w KPiR zostaje wyliczony należny podatek. Aby więc uniknąć problemów z fiskusem należy pamiętać o rzetelnym i prawidłowym prowadzeniu KPiR. Dzięki temu przedsiębiorca uniknie problemów podczas ewentualnych kontroli urzędu skarbowego.

Jak prawidłowo prowadzić księgę przychodów i rozchodów?

Prawidłowe prowadzenie KPiR nie musi być wcale przykrym obowiązkiem. Wystarczy stosować się do kilku prostych zasad. Przede wszystkim należy pamiętać o systematyczności w ewidencjonowaniu poszczególnych operacji. Najlepiej uzupełniać KPiR każdego dnia. Dzięki temu mamy pewność, że nie przeoczymy żadnego zdarzenia, które powinniśmy wpisać do KPiR. Kolejną sprawą jest staranność w dokonywaniu wpisów. Operacje powinny być zapisywane zgodnie z datą ich zaistnienia i umieszczane w odpowiednich działach. Sprzedaż do sprzedaży, zakupy do zakupów itd. Obowiązkowo musimy przechowywać faktury, dobowe raporty z kas fiskalnych oraz inne potwierdzenia transakcji zarejestrowanych w KPiR.

Księga przychodów i rozchodów w wersji elektronicznej

Wybierając prowadzenie księgi przychodów i rozchodów w formie elektronicznej należy zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii. Sposób prowadzenia elektronicznej KPiR reguluje 31 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.). Zgodnie z nim w razie prowadzenia księgi przy zastosowaniu technik informatycznych, warunkami uznania ksiąg za prawidłowe są:

• określenie na piśmie szczegółowej instrukcji obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg.
• stosowanie programu komputerowego zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi.
• przechowywanie zapisanych danych na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych.

Prowadzenie księgi przychodów i rozchodów przez firmę zewnętrzną

Zlecenie prowadzenia księgowości naszej firmy podmiotowi zewnętrznemu to coraz bardziej popularny trend. Dzięki takiemu rozwiązaniu zyskujemy pewność, że kwestiami księgowymi naszej działalności, niejednokrotnie zawiłymi zajmą się odpowiedni fachowcy. Jak wyjaśnia ekspert z kancelarii biegłego rewidenta zakres usług księgowych może być bardzo szeroki. Wszystko zależy od oczekiwań klientów. Jednym wystarczy wyłącznie prowadzenie księgowości. Inni natomiast poszukują bardziej specjalistycznych usług z zakresu prawa podatkowego. Niewątpliwą zaletą korzystania z wiarygodnych firm świadczących tego typu usługi jest pewność, że powierzamy całą naszą księgowość w ręce specjalistów służących w razie potrzeby profesjonalnym doradztwem.