Rola obsługi kadrowo-płacowej w prowadzeniu przedsiębiorstwa

Obsługa kadrowo-płacowa jest jednym z najważniejszych elementów prowadzenia księgowości w przedsiębiorstwie. Kto podejmuje się realizacji zadań z nią związanych, musi mieć świadomość dynamicznie zmieniającego się prawa podatkowego, prawa pracy i dokształcania w tym wymiarze. Z tego powodu coraz częściej nie zajmują się tym sami przedsiębiorcy, a odrębne działy kadr i płac odchodzą do przeszłości ze względu na koszta, które generują. Coraz popularniejszą praktyką jest oddanie tej sfery w ręce zewnętrznych biur rachunkowych.

Wyliczanie wynagrodzeń oraz prowadzenie akt osobowych

Jednym z podstawowych zadań należących do obsługi płacowej jest obliczanie wysokości wynagrodzeń dla pracowników. Z tego powodu pracownicy podejmujący się tych obowiązków muszą mieć dostęp do ewidencji czasu pracy, list obecności i wykazów zrealizowanych zleceń. Kolejnym punktem jest prowadzenie akt osobowych wszystkich pracowników, w których znajdują się sporządzane przez specjalistę ds. kadr i płac umowy o pracę oraz cywilnoprawne wraz z wszelkimi aktualizacjami związanymi ze zmianami warunków zatrudnienia czy przepisami Kodeksu Pracy.

Sporządzanie sprawozdań do instytucji skarbowych oraz ZUS

Skrupulatność w prowadzeniu dokumentacji jest niezwykle ważna. W aktach osobowych znajdują się dane, które stanowią podstawę do rozliczania PIT-u, ustalania uprawnień oraz wysokości świadczeń emerytalnych i rentowych. Z tego powodu można powiedzieć, że dział kadr i płac pośredniczy w kontakcie pomiędzy pracownikiem a instytucjami skarbu państwa.

- Obsługa kadr i płac to także – jeśli w taki sposób sformułowana została umowa – reprezentowanie klienta i występowanie w jego imieniu przed instytucjami, takimi jak ZUS czy US – mówi przedstawiciel firmy Global Accounting.

Nierzadkim zadaniem, którym zajmują się biura rachunkowe reprezentujące pracodawcę, jest także kierowanie zatrudnionych osób na okresowe oraz kontrolne badania lekarskie, a także organizacja szkoleń z zakresu BHP.

Zwiększający się zakres obsługi kadrowo-płacowej

Wielką zaletą zewnętrznej obsługi kadrowo-płacowej jest profesjonalizm wyspecjalizowanych obsługujących i jednoczesny obiektywizm w podejściu do danych, na których pracują. W związku z tym ich ogląd sprawy jest neutralny i niezaburzony personalnymi sympatiami do poszczególnych pracowników. Z tego powodu biura świadczące obsługę kadr i płac, mogą prowadzić także działalność doradczą, która pozwala na to, aby wprowadzać skuteczniejsze i mniej kosztowne rozwiązania. Stają się wówczas cennymi partnerami w biznesie, pomagając wdrożyć jak najbardziej efektywną politykę zatrudnienia.