W czym trzymać ważne dokumenty?

Mogłoby się wydawać, że kwestia przechowywania ważnych dokumentów dotyczy jedynie instytucji i firm, w których niezwykle ważna jest dobrze zaplanowana archiwizacja. Warto jednak zwrócić uwagę, że w każdym gospodarstwie domowym znajdują się istotne dane, o których bezpieczeństwo należy zadbać. Wybór odpowiedniej metody przechowywania nie tylko zapewni ochronę dokumentom, ale też pomoże zadbać o porządek „w papierach”.

Przechowywanie dokumentów w biurze

Biuro, niezależnie od wielkości i profilu działalności firmy, to miejsce, w którym każdego dnia powstaje sporo dokumentów. Część z nich znajduje się w obiegu, część trafia do archiwum, a jeszcze inna część powinna zostać bezpiecznie przechowana do użycia, kiedy zajdzie taka potrzeba.

– Pomimo tego, że wiele danych przechowuje się obecnie w formie cyfrowej, część dokumentów musi występować w formie papierowej. Należą do nich między innymi umowy z kontrahentami czy pracownikami, na których widnieją podpisy zaangażowanych osób – wyjaśnia pracownik firmy TIK. 

W przypadku przedsiębiorstw i instytucji, dokumentów w wersji papierowej jest sporo, dlatego warto zaplanować skuteczne sposoby ich przechowywania. Nie chodzi jedynie o wygospodarowanie odpowiedniej ilości miejsca, ale także o wykorzystanie metod, które pozwolą zorganizować przechowywanie dokumentów w porządku oraz zapewnią bezpieczeństwo danych. Dotyczy to w szczególności pism zawierających dane osobowe, które zgodnie z przepisami RODO muszą być chronione w określony sposób.

Tradycyjne sposoby przechowywania, takie jak segregatory, teczki czy pudełka mogą, wbrew pozorom, sprawdzić się w tym przypadku najlepiej. Duża dostępność akcesoriów pomocnych w organizowaniu dokumentów, takich jak przekładki do segregatorów, pomogą zadbać o porządek i pozwolą szybko i sprawnie znaleźć potrzebne pismo. Jeśli przechowujesz wrażliwe dane, pamiętaj o ich odpowiednim zabezpieczeniu. Szafa zamykana na klucz, do której dostęp mają jedynie osoby powołane powinna wystarczyć. W przypadku szczególnie istotnych danych, warto pomyśleć o zakupie sejfu na klucz lub szyfr.

Przechowywanie dokumentów w domu

Nie tylko firmy powinny dbać o uporządkowane i bezpieczne przechowywanie danych. W każdym domu znajduje się sporo ważnych dokumentów, które także wymagają odpowiedniego zabezpieczenia. Należą do nich przede wszystkim:

• paszporty i pozwolenia na pobyt w danym kraju,
• akty urodzenia, ślubu, zgonu czy adopcji dziecka,
• umowy kredytowe oraz o pracę,
• polisy ubezpieczeniowe,
• dokumentacja medyczna członków rodziny
• wszelkie upoważnienia i dokumenty bankowe.

Warto także kompletować paragony i faktury zakupu, a także karty gwarancyjne sprzętów domowych. Ułatwi to szybkie znalezienie ich w razie potrzeby i zaoszczędzi niepotrzebne koszty.

W przechowywaniu domowym także warto wykorzystać teczki i segregatory. Dobrym pomysłem jest przeznaczenie poszczególnych egzemplarzy na trzymanie danych z konkretnej dziedziny. Zapewni to ład i porządek oraz da większą kontrolę nad dokumentacją. Jeśli w Twoim domu znajdują się szczególnie wrażliwe dane, warto kupić sejf. Możesz wybrać niewielkie urządzenie, które bez trudu zmieści się w biurku czy szafie.