Zasady bezpiecznego składowania akt

Niezależnie od wielkości firmy jej właściciel ma obowiązek odpowiedniego przechowywania wszelkich dokumentów. Obowiązujące prawo jasno określa czas, przez jaki czas powinno się je gromadzić. Odgórnie ustala się także sposoby, jak należy to robić. Wybór metody przechowywania akt w dużej mierze zależy od przedsiębiorcy, jednak podstawą do tego są odpowiednie meble. Dzięki nim można wprowadzić porządek i zabezpieczyć ważne informacje.

Jak wygląda bezpieczne przechowywanie dokumentów firmowych?

Prawidłowe i bezpieczne przechowywanie dokumentów pracowniczych i wszelkich innych akt leży w interesie przedsiębiorstwa. Warto wiedzieć, że każdy z pracowników ma prawo do wglądu w swoje dokumenty zgromadzone w firmie. Odmówienie pracownikowi w takiej sytuacji jest niemożliwe, może on udać się do sądu pracy lub do Państwowej Inspekcji Pracy i zgłosić skargę na brak dostępu do swojej dokumentacji.

- Przedsiębiorstwo musi przechowywać dokumenty w sposób bezpieczny oraz taki, który uniemożliwi ich zgubienie. Wgląd do dokumentacji powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione, a sam proces gromadzenia oraz przechowywania dokumentacji powinien być jasno określony odgórnie przez firmę. W przypadku kontroli, która wykazałaby jakiekolwiek nieprawidłowości, będzie ona musiała się liczyć z poważnymi konsekwencjami finansowymi – podkreśla specjalista z firmy Taurus.

Składowanie akt w firmie — czyli jak uniknąć chaosu w dokumentach?

Zgodnie z obowiązującymi do 2018 roku przepisami, przedsiębiorstwo musiało przechowywać akty pracowników przez 50 lat. Na początku 2019 roku wprowadzono jednak zmiany, które w znacznym stopniu ułatwiły ten proces. Obecnie dokumentację gromadzi się do 10 lat. Warto jednak dodać, że akta osób zatrudnionych przed zmianami w dalszym ciągu muszą być przechowywanie i odpowiednio zabezpieczane.

Jak można zaprowadzić porządek w aktach firmowych? Można wyróżnić kilka sposobów przechowywania dokumentacji w firmie. Wśród najczęściej wykorzystywanego w tym celu wyposażenia są szafy:

• biurowe,
• aktowe,
• kartotekowe.

Szafy biurowe stosuje się przede wszystkim do składowania dokumentacji potrzebnej do wykonywania codziennych czynności w firmie. Najczęściej zalicza się do nich spisy towarów, wszelkiego rodzaju ewidencje oraz zestawienia. Właściwy poziom bezpieczeństwa zapewnia zamykanie ich na klucz.

Przechowywanie akt dotyczy przede wszystkim dokumentacji magazynowych lub tych, które dotyczą pojazdów. Najwygodniejszym rozwiązaniem w tym przypadku są szafy zamykane na klucz, które uniemożliwiają wgląd osobom trzecim w zgromadzone dokumenty.

Warto zauważyć, że niedopuszczalne jest składowanie jakiejkolwiek dokumentacji firmowe w ogólnodostępnych miejscach. Obecnie jednak istnieje tak duży dostęp do specjalistycznego wyposażenia, że nie ma w tym przypadku żadnych problemów. Szafy aktowe oferowane przez producentów dostępne są w różnych rozmiarach, co pozwala na dopasowanie ich do konkretnych potrzeb. Wykonuje się je z wytrzymałych materiałów, a drzwiczki zabezpiecza się zamkiem na klucz.