W jaki sposób prowadzić dokumentację płacową pracowników?

Najważniejszym obowiązkiem każdego pracodawcy jest, aby prowadzić i przechowywać szczegółową dokumentację, która dotyczy zatrudnienia i przebiegu pracy pracowników. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z Kodeksu Pracy. Aby w prawidłowy sposób wywiązać się ze swoich obowiązków, pracodawca musi dokładnie zapoznać się z tym, jakie dokumenty powinny być gromadzone i jak długo należy je przechowywać. Dokumentacja płacowa opiera się przede wszystkim na aktach decyzyjnych i źródłach prawa, dokumentach pracowniczych oraz okresowej dokumentacji pomocniczej i obliczeniowej. Jak poprawnie należy prowadzić dokumentację płacową pracowników? Czym jest lista płac i karta wynagrodzenia?

Jak prowadzić dokumentację płacową i listę płac?

Zakres dokumentacji płacowej pracownika jest dość szeroki. Powinna się w nim znaleźć przede wszystkim karta ewidencji czasu pracy. Obejmuje ona informacje o pracy w poszczególnych dobach, także niedziele i święta, pory nocne, dni wolne od pracy wynikające z grafiku pracy, dyżuru, urlopu, czy zwolnień. W karcie ewidencji powinny się także znaleźć wszelkie wnioski pracowników o urlop w zamian za czas przepracowany w nadgodzinach. Oprócz karty ewidencji w dokumentacji płacowej należy również umieścić imienną listę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i inne świadczenia związane z pracą.

Pozostałe elementy dokumentacji płacowej, czyli lista płac i karta wynagrodzenia

Do dokumentacji płacowej należą również inne dokumenty. Jednym z nich jest lista płac, której zasady tworzenia nie są określone przez przepisy prawa. Powinny się w niej znaleźć stałe elementy, czyli nazwa pracodawcy, numery stron, oznaczenia lub nazwy listy płac, miesiąc, którego dotyczy, data sporządzenia, podpisy sporządzającego i akceptującego oraz podpis pracownika, który otrzymuje wynagrodzenie. Na początku należy obliczyć wysokość wynagrodzenia brutto, a następnie kwoty składek na ubezpieczenie społeczne. Później należy ustalić wartość przychodu pracownika ogółem. Innym elementem dokumentacji płacowej jest karta wypłacanego wynagrodzenia.

Jak mówi księgowy z biura rachunkowego compo-system.pl: ,,Pracodawca ma obowiązek założyć odrębną kartę dla każdego pracownika. Karta ta umożliwia kontrolowanie realizacji uprawnień pracowniczych przez pracodawcę, a pracownik może sprawdzić, czy otrzymał wszystkie należne świadczenia."

Karta wypłacanego wynagrodzenia może dotyczyć zarówno celów podatkowych, ubezpieczeniowych oraz emerytalno-rentowych. Można również prowadzić trzy osobne karty do każdego celu.